開會似乎是組織活動裡的「必要之惡」。開會能讓經理人得到一份不正確的安慰感，誤以為他們所傳達的訊息，大家都聽到了、也吸收了，而且如果他們想要尋求別人的看法，也可以馬上得到。

然而，如果說開會的目的在於溝通，那麼經理人應該向團隊灌輸一種觀念，那就是溝通的關鍵在於「即時性」，而不是把團隊成員從手邊的工作拉開，把可以拿來執行任務的真實且寶貴的時間，都用在開會上。

簡單說，有效能的經理人會善用真實時間之外的機會、活用非會議的方式來收集看法、傳達指令，而要做到這一點，關鍵點就在於科技。科技不但能幫助經理人在某種程度上取代會議，鬆綁所有與會者的時間，也能讓自己更開放、更容易被找到，展現出平易近人的感覺。

不過，科技發展日新月異，經理人也不宜「為了科技而科技」，因此可參照以下4個原則，來判斷哪些科技或工具，最有助於你和你的團隊保持聯繫。


1.能多快就讓你收到報告？
沒有什麼方法比接到團隊成員的每日例行報告，更能將開會次數降到最低了。部屬的每日例行報告，不但有助於經理人了解專案的進度、工作的成敗，也能夠深入掌握員工在工作現場所碰到的問題，並且徵詢他們的意見或建議。

因此，基於快速收到例行工作報告且減少會議的考量，經理人應選擇能讓這類報告易於製作、傳送和存取的科技，包括電子郵件，或者透過網路建立可共享的檔案。

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