遠距辦公防疫浪潮 Google提建立制度等3方針

因應疫情,許多企業改採遠距辦公模式或模擬實施,以便維持營運,Google提供企業「建立遠端工作環境與制度」、「有效善用數位工具」、「提升視訊會議效率」等建議。

2019冠狀病毒疾病(COVID-19,武漢肺炎)疫情延燒,為企業營運及發展帶來衝擊,勤業眾信聯合會計師事務所發布「新型冠狀病毒疫情人力資源政策調查」報告指出,超過8成企業認為,提供員工彈性的工作方式是當務之急。

Google提出3大建議,包括「建立遠端工作環境與制度」、「有效善用數位工具」、「提升視訊會議效率」,其中,在制度建立上,要確保員工工作更順暢並維繫團隊關係,舉例來說,每天開會,讓同事間保持聯絡,因為在家工作容易與世隔絕,透過視訊會議露面、分享相關內容,並提出問題,可保持同事互動。如果因時區問題導致無法全員參加會議,也可以在確認參與者同意錄影的情況下,錄下會議過程。

Google指出,還可分享目標並按時更新進度.運用聊天群組或共享文件,記錄工作進展讓團隊彼此掌握並密切注意追蹤項目,也可以架設內部網站,將重要資訊與資源整合到團隊的資訊中樞。

Google也推廣繼續保持良好的職場禮儀,需要聯繫團隊時先詢問是否方便說話,並先檢查日曆活動再安排會議時間,以免發生時間衝突。

Google表示,遠距工作時最大的挑戰之一就是團隊成員分散各地,無法即時溝通和給予回饋,對於檔案管理與專案管理均造成挑戰。企業可善用團隊協作的數位工具及實務應用,建立一套制度後進行教育訓練,讓遠距辦公能有效推展。

具體措施上,Google建議,可事先建立團隊群組、共用雲端硬碟、檢查重要文件的分享權限、建立協作平台讓團隊公告最新資訊、展示小組作業成果等。

遠端連線會議時,Google建議,呈現與會人員及簡報畫面能加強會議溝通的效率,使用者並可將錄下來的影片存放在 Google 雲端硬碟,會後將影片分享給無法參與的人員,讓他們會後也能快速了解進度。

因應遠距員工彈性工作方式的需求,中華電信與微軟也攜手合作為客戶量身打造防疫資通訊解決方案,推出「企業通訊防疫包2.0」、「企業遠端辦公包」、「企業安心備份包」等服務,瞄準相關商機。

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