電腦、辦公桌桌面亂糟糟?達人教你管理你的數位生活,人生不慌亂

文件:基本原則就是「全部丟掉」

整理完書之後,下一個類別就是文件。整理工作空間時,文件通常是最耗時的一類。即使現今智慧型手機和平板已經無所不在,紙本的數量也大幅減少,我們還是很容易累積一大堆紙張。

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整理文件的基本原則是「全部丟掉」。每次聽到我這麼說,客戶都會目瞪口呆。我當然不是說要完全消滅紙張,只是想表達我們需要多強大的決心,才能只留下真正需要的文件,並把其餘的全部丟掉。工作空間裡沒有東西比文件更麻煩的了,不知不覺就堆積如山。紙張很薄,我們常常沒多想就留下。

但等到需要整理的時候,過程就會很費時,因為還得確認上面的內容。更糟的是,累積的紙張愈多,要找到想要的文件或報告就愈花時間,想把文件整理好也更加困難。因此,我建議另外撥出時間專門整理文件。

跟其他類別一樣,先把所有文件集中在一起一一檢視。文件是唯一無法問自己心動與否、根據答案來選擇去留的類別。你必須先檢查內容。即使是信封裡的信件也要拿出來一一檢查,以免有廣告傳單或不想要的紙張夾在裡面。

瀏覽內容時順便分類,會有事半功倍的效果,這樣之後要歸檔會更快速、容易。文件可大致分為「待辦」「必存」「想存」這三類。

待辦文件

「待辦文件」包括需要採取行動的文件,例如未付帳單和必須檢閱的提案。我建議把這些文件都放在一個直立式的文件盒裡,直到你處理完畢為止,這樣就不會跟其他類別的文件混在一起。

必須存留的文件

接下來,我們來看看「必須存留的文件」。按照規定,某些報告、聲明、合約和文件得保留一段特定的時間,無論它們是否讓人心動。按照類別來整理這些文件,再放進檔案櫃或架上的資料夾歸檔。如果不需要留正本,也可以掃描後再存電子檔(見第四章)。這樣的話,與其邊整理邊掃描,不如先把「待掃描」的文件放在一起,之後再一口氣掃描完。不過,掃描文件有隱藏的危險,之後我會再討論。

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想留下來的文件

最後一類是你因為某些原因「想留下來的文件」。有可能是你想留作參考或給你心動感受的文件。要不要留下這些文件,完全由你自己決定。不過,「只是因為⋯⋯」而留下來的東西,常會有再變亂的問題,所以請記住整理文件的基本原則就是「全部丟掉」。

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