台灣外館迎戰疫情困境 洛杉磯領務加速線上化

服務南加州30萬僑民,洛杉磯辦事處是北美領務最繁忙的台灣外館。疫情衝擊下,洛處與台灣留學生創辦的軟體公司合作,推出外館第一套線上預約、查詢系統。

3月疫情在美國爆發之後,辦事處7樓的領務大廳櫃台關閉許久,僑民申請文件只能郵寄辦理。其中不乏返台奔喪、探病等急件。幾個月來,領務工作暴增,高峰期每天接上百案件、處理上千通查詢進度的電話。

跟美國社會各領域一樣,疫情造成許多不便,改變生活面貌,但也擴大了新科技的影響力。

辦事處長黃敏境、副處長林暉程今天在大樓戶外廣場,向媒體說明今天新啟用的「領務網路預約及登錄查詢系統」。領務大廳關閉8個月之後首度重新啟用,一個上午將近30名僑胞完成現場申辦文件。

初步上線期間,特定必須現場辦理或急難理由的文件,可透過這個系統在網路事先預約,當天到辦事處一樓報到之後,經由工作人員引導分流,再到7樓的領務大廳辦理文件。

洛杉磯辦事處目前開放授權書、退休金證明、委託書和首辦護照等4大類提供上網預約、現場申請的服務。領務大廳在每週一、二、四上午時段開放。

另外,其他郵寄的申辦文件,也能使用這套系統在線上追蹤進度,終結過去這段時間辦事處電話每天被打爆的情況。

黃敏境表示,這是全世界台灣駐外館處中,第一套開發出來專為服務僑胞的領務線上系統。合作廠商是由台灣留學生王世淵、蔡柏生創立,位在聖地牙哥的軟體公司Equalearning雲端科技部門。

專案經理蔡柏生向中央社記者說明,這套系統結合人流、物流的自動化管理概念,計畫原先是針對洛杉磯辦事處的新館而設計,因為疫情產生緊急需求,因此把訪客預約、登錄系統提前上線。

Equalearning總部在聖地牙哥,在台灣與非洲設有子公司,由台灣手搖飲公司迷客夏轉投資支持。蔡柏生表示,感謝雲林科技大學工業工程系教授呂學毅、洪鈺欣為這套領務系統提供技術支援。

人口約1000萬的洛杉磯郡,入秋之後疫情更加惡化,單日新增確診人數在12月1日達7593人,創下新高。洛杉磯辦事處8月傳出一名雇員確診,但駐外人員全面檢測之後,沒有其他確診案例,採取輪班分流上班。

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