科技、人情雙管齊下 5步驟,6工具 管理好人脈

早在六○ 年代, 美國心理學家米爾格倫(Stanley Milgram)就曾指出:每個人與任何陌生人間,所間隔的人不會超過6 個,換句話說,最多透過6 個人就能認識一個陌生人,這是為人熟知的「六度分隔理論」(Six Degrees of Separation)。
2006 年,微軟研究人員過濾某個月份的3 百億則MSN 訊息,結果發現:任兩個陌生人,平均只要透過6.6 個人,就可以找出彼此的連結關係,驗證六度分隔理論的合理性。
每個人背後都蘊藏超乎想像的龐雜人脈礦,若能系統建構人脈庫,一張名片的價值,更勝一塊金磚。

工欲善其器,必先定目標
被公認為「人脈管理專家」的楊舜仁認為,「人脈管理要先確定人脈的用途及對象,然後需要用心長期經營。有價值的人脈,要兼顧專業形象跟信賴感,只偏重其一,產生的幫助不大。」而使用工具或方法的目的,是在於輔助記憶、管理。

人脈管理的建構,可分成5 個步驟:

人脈管理5 步驟
1. 廣結善緣:原則是「虛實並進」,初期多參與實體活動及網路社群,增加與人接觸的機會。
2. 記錄分類:除姓名、電話、地址等基本資料外,還包括認識時間、關係、重要性、未來可能的互動等必要資料,以標準化的格式輸入電腦自設的中央資料庫(建議使用Outlook 軟體)。
楊舜仁認為,人脈不要貪多,質比量更重要。資料庫建立要考慮日後的實用性,因此,要留意細節,才能形成方便搜尋與使用的人脈資料庫。例如:集中(集中在同一資料庫)、單一(一個人一筆資料)、標準(欄位標準化)、分類(下關鍵字,方便日後搜尋)、整合(可跨平台匯出匯入)。
3. 定期聯絡:「 打電話太突兀,MSN可能對方沒空聊,轉寄發email 是維繫關係不錯的方式,」楊舜仁建議,一至兩月一封的頻率即可,讓對方藉此了解自己的專業或興趣,增加產生互動的機會。楊舜仁說,這個階段是最難跨越的,很多人脈就因為沒有定期聯絡而中斷。
4. 質的提升:對於重要的人脈,採取較個人化、細緻的互動,比如簡訊、MSN、電話等,讓對方感受到你的重視程度。
5. 關係落實:人脈的對象畢竟是人,偶爾見面是必要的。辦聚餐或主題活動,把同質性的朋友聚集在一起,一來可省下單獨碰面的時間,又可增加互動的趣味。
選擇相容性高、易攜帶的數位化工具可應用的人脈管理工具其實不少,價格也都很平實,不需太多成本就可做好個人的人脈管理。

◎ 名片本
依據個人使用習慣,將原始資料(名片)集中一處,名片上做紀錄,註明個人特色以便記憶。若短時無法輸入電腦,最好影印備份以免遺失。
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