《編輯部報告》沒有最好,只有更好

很多人說,不景氣是企業強化體質、整理隊伍的最好時候。那麼,促進跨部門合作,可能是一個很好的開始。

只要公司成長到一定的規模,會議桌上(有時還延續到會議室外)就不免硝煙四起。某個部門配合度很差、某個單位主管很官僚……,不只專案受影響,公司的發展也受限。

合作真的很難。同一個辦公室裡已經很難溝通,更不用說有的部門在樓上樓下,有的在不同廠區,有的根本就遠在太平洋的那一端。要如何讓這些跨部門、跨領域、跨疆界的人合作呢?

學者指出,釐清責任和角色很重要,但強化協調,進行承諾管理,更是關鍵。因為環境變動太快,很多時候會出現很多突發狀況,超越了組織分工和流程制度,需要各部門更大的自主動力。

正式的流程很重要,但非正式的互動同樣重要。公司應該創造有助互動的機會,也許是工作輪調,也許是下班後的活動,增加彼此熟悉度,會協助解決很多問題(見第276期第三八頁)。

另外一個值得在這時投入心力的,則是改善流程,提高效率。在這方面一直為人稱道的,莫過於豐田式管理。

關於流程的合理化、現場改善、目視化管理等豐田式管理的原則,很多人都聽過,但它絕不只適用於製造業。我們必須承認,在服務業的流程管理或品質掌控方面,很多企業實在還太過原始。

豐田集團關係企業慧國工業在公司裡設立了一個豐田式管理的道場,教育員工,也協助供應商。公司希望,員工都能夠主動思考,發現問題,提出改善(見第276期第一○○頁)。

在進行一個下午的訪談與參觀,浸淫在豐田式思維之後,第二天回到辦公室,我彎身關掉一個數據機時,忽然一個念頭閃過:「這個動作不合理。」為什麼需要彎腰?因為數據機的位置放在下層的櫥櫃裡。為什麼放在下層?不知道。

過去至少做過千次的動作,在這一刻忽然跳了出來。重要的不是動作本身,而是用新角度看待工作的流程。
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