新加坡商鈦坦科技:洞察、透明、適應 3特質敏捷預應危機

敏捷管理的快速應變,讓鈦坦在進入遠端辦公模式時,沒有太多的阻礙和痛苦,但也並非一夕之間幻化而出的魔法。在一般人的刻板印象中,科技公司的工程師都喜歡宅在家,必然相當習慣線上工作的模式,但鈦坦卻大大顛覆了眾人的想像。敏捷式開發十分注重現場溝通,所有專案的討論工作,都發生在每個團隊辦公室。
更出乎意料的,鈦坦作為一家軟體開發公司,在確認專案內容時最熟悉的工具,不是電腦、不是手機,而是辦公室隨手可得的「筆」和「便利貼」。各種新增項目、障礙排除的紙條,貼滿在各團隊工作看板上,不僅讓功能需求一目了然,同時也將進度視覺化。此外,溝通時也少不了「白板」和「白板筆」,隨時可將語言視覺化,降低彼此的誤解,以確保團隊成員的認知相同,縮短反覆確認溝通的時間。這樣的做法,落實了鈦坦一直強調的「Low Tech, High Touch(低科技,高感知)」溝通模式。
然而,當工作場域必須從實體轉換到線上,鈦坦並沒有因此捨棄這套做法,而是透過多種線上協作工具,讓團隊間的討論持續暢行無礙。在這1年的防疫練習中,其中一項就是導入線上專案管理工具Jira。Jira就像是線上版的Scrum Board(敏捷短衝看板),除了對於各項需求的「工作負責人」、「最新進度」等清楚可見,甚至瑣碎繁雜的追查工作,只要設定搜索條件,一鍵就能跑出一目了然的頁面,提昇專案進度的可視性。為了因應遠端辦公,鈦坦的研發團隊陸續將資料轉移到JIRA,在家中也能激盪創意和掌控進度。
此外,鈦坦也會針對不同任務需求,使用各種協作工具。例如:雲端視訊會議Zoom進行會議討論、敏捷回顧工具Miro和Metro Retro進行自省會議,以及線上協作平台Confluence和Jira來管理專案和同步訊息公告;在通訊軟體方面,使用Slack與Skype作為傳遞即時訊息的工具。當搭好了溝通的橋樑,居家辦公一樣能溝通零距離。

敏捷不是萬靈丹 要清楚真正的需求
對於這波疫情,鈦坦以預應化解危機,在平穩中持續前進,展現了敏捷式組織的價值。市場上有不少企業也從中觀察到敏捷的迅速和應變所帶來的好處,試圖導入敏捷思維改善組織體質。對此情況,李境展直言,「很多企業高度讚賞敏捷思維的優勢並積極導入,但回歸經營本質,企業主應該問自己,究竟想要為組織改善什麼問題?」
其實在因應危機上,敏銳度和果斷決策是一個關鍵,敏捷思維具有這些特點,但並不表示只有敏捷式組織才能做。「好比說,數位轉型、無紙化等趨勢已是眾所皆知,但真正實際執行的卻是少數,如果在承平時期企業有排出一個時間表,思考組織的轉換成本、增加雲端工具和科技人才,並建立起自己的線上協作模式,在這次疫情來襲時,遭遇的打擊自然就能減少。」李境展點出問題所在,「保持彈性才是關鍵,敏捷只是其中的一種方式。」
再以「團隊溝通」為例,李境展說,鈦坦非常注重面對面的交流,在遠端辦公時,也堅持並鼓勵同仁每次會議都要打開視訊畫面,透過眼神的交流、觀察同事的表情和動作,去感知對方是否有投入並理解會議的內容,如此才能聚焦問題,有效討論。這些細微舉動才是溝通的重點,許多企業常將績效不佳或進度落後歸咎於居家辦公,但真正導致溝通效率低落、目標對焦困難的原因,並不在於遠端或工具。疫情只是放大了問題,而這些問題其實一直存在於企業之中,每個企業主應該先試著釐清自身在組織管理上遭遇那些困難。
風險與危機,確實是組織展現敏捷力的最佳舞台,但這卻是鈦坦科技長達1年的超前部署、反覆練習之後的成果。掌握「洞察力、透明化、適應性」3大原則,為鈦坦科技打下敏捷組織的基石,在這波疫情下平穩度過危機。在充滿變動性、不確定性、複雜性與模糊性的霧卡(VUCA)年代,敏捷思維已不再是鈦坦用於軟體開發的工具,也是因應外部變化,快速調整轉變的組織方針,同時也能確保鈦坦科技在面對未來各式挑戰時,具備更強大的競爭力。

【完整內容請見《能力雜誌》2021年7月號,非經同意不得轉載、刊登】