OKR+360度回饋 避開績效管理盲點

自2020年初新冠病毒在全球爆發開來,全世界開始了翻天覆地的巨大變化,疫情不僅改變了人們的生活習慣,甚至連上班工作的日常模式也改變了,遠距在家工作變成了日常。此次新冠疫情對企業來說,實行遠距在家工作模式,相對減少了對實體辦公室的需求,企業再也不必負擔龐大的辦公室租金費用,甚至是水電費、管理費等,為了維持實體辦公空間的需求也都減少了,另外像是電腦硬體設備、辦公桌椅、文具耗材、辦公環境維護費用等支出成本也一併減少。據說美國最大的電信業者AT&T,自從開始實施遠距在家工作後,1年至少節省了3,000萬美元的不動產支出。

遠距在家工作的模式到底是好是壞?見仁見智,不過對企業而言是好處不少,企業大宗的支出成本還是在實體空間租金方面,如果讓大部分員工都在家辦公的話,當然也就不必負擔那麼高的租賃費用了;壞處是遠距在家工作模式大幅減少了面對面接觸的機會,一般常態性的管理模式可能變得不管用。

KPI上演疫情失能秀
又以華人文化來說,重視「眼見為憑」、「見面三分情」,實體上班工作可與同事主管間建立情誼,尤其談到績效管理,在辦公室中除了方便觀察到員工實際的績效表現、人際關係的好壞,某種程度也影響了員工的績效評量。過去在辦公室上班的模式,那些表現平平的同事當然有可能因為印象管理戰術運用得宜,而比誰都更快封官進爵。惟凡事一體二面,而對於企業來說,遠距在家工作除了省下一筆不小的人事及租金成本,也無法時時刻刻監督員工有沒有好好的待在位置上工作,所以能夠用來評斷工作表現的方式,只能更聚焦,就是看員工實際產出的內容。

惟此時我們不得不反思一個問題:「績效評量的目的為何?」「應該評量哪一類資訊?」「會不會評量的結果無法反映實質的績效?」「評量能否帶動組織績效的提昇?」要在競爭的經營環境中生存,並取得優勢,必須有效地掌握經營績效、有效地使用績效評量方法,以對企業運營狀況進行及時的反饋。疫情期間因為員工遠距在家工作,有時候也因為溝通不再那麼即時,在有限的交流時間或機會中,更要知道如何運用最有效率的溝通方式與其他工作夥伴協調合作,每個員工都必須能夠更加獨立作業才能使業務順暢的執行。但從另一層面來看,當管理者沒辦法親眼見到員工坐在辦公桌前努力工作的樣子,不免會產生「員工在家真的有認真在工作嗎?」企業主們心中多少有這樣的疑慮。

在此同時,企業有更多的機會思考企業績效管理的問題,績效評量是手段、績效管理是目的,績效管理跟績效評量的不同點在此便不詳加敘述,績效評量/績效評核(Performance Evaluation)是指從質量和數量方面評量某種組織實體(例如:組織、過程、團隊或個人)達到它們使命、目的、目標之行動步驟或達到期待的程度。績效評量要能發揮揚善惕惡、獎優汰劣的功能,必須能使得表現良好的員工受到表揚,也使得績效有待加強的員工有所警惕,進而令表現優異的員工能繼續保持,同時也讓表現較差的員工付出更多的努力。不僅如此,也能讓其他員工了解組織所期待員工的表現是怎樣的,使員工有依循的目標。

績效評量系統在使用上可區分2大類:
1.激勵性評量:會影響被評量的人,誘導這些人更努力的追求组織目標;

2.資訊性評量:主要的價值為受評量者所表達的邏輯、地位以及研究資訊,他們可以給予一些建議,並提供較佳的短期管理、長期組織程序的改善。

激勵性評量與資訊性評量的差異為,使用激勵性評量的目的在使被評量者產生行為改變,而資訊性評量則必須不能影響被評量者的行為,因為評量資訊可能最能代表真實事件(以描述被評量者的真實情況為目的)。

非疫情期間,企業多以資訊性評量,少數會以二者兼具的模式為其績效評量準則,而一般企業環境最常用的績效評量工具還是關鍵績效指標(Key Performance Indicator, KPI)。但很多企業也常會納悶,「為何KPI都達標,公司還是不賺錢?」KPI之所以弊病叢生,且廣受員工歡迎,就是因為「你評量什麼,你就會得到什麼」。且上有政策下有對策,每個員工都有能力美化KPI數據讓KPI達標。雖說KPI從最大程度上提高了效率,卻也是一把雙刃劍。在疫情期間,主管亦多半無法直接觀察到員工的行為或績效表現,若使用一般傳統的績效評量工具(甚至是KPI),反而容易讓績效評量失去效用。