一鼓作氣,還是慢工出細活?

一般人常以為,期限較長的專案有個好處,因為時間長,可以慢工出細活,理論上,應該比時間壓力緊迫的專案,更有機會端出豐碩的成果,然而實務上卻不見得這樣理想。

劍橋大學教授狄麥歐(Steven Demaio)從多年的專案經驗中發現,大多數人接到長期專案時,不外採取兩種因應方式:第一、把大量吃重的工作留到期限快要截止了才動手,堪稱臨時抱佛腳型;第二、一接到專案立刻卯勁全力以赴,堪稱一鼓作氣型。

狄麥歐認為,這兩種方式都有缺點。他最近在哈佛商學院部落格上分析,臨時抱佛腳型的人等待太久才動手進行專案主體工作,此時最棒的點子已經逐漸淡化,再難激起興奮感,浪費了創意過程中最美好的養分。事實上,這種方式無異是選在最困難的時候動手,而不是選在創意巔峰時期行動,就算沒有悲劇收場,專案成效也必然大打折扣。

反觀一鼓作氣型的人,雖然展現超強行動力,卻可能在一頭栽下去的當頭,錯失深入思考的機會。如果你發現自己想著:「我只要趕快完工就是了。」然後急於動手,最後成果很可能不如人意,因為你沒有留一些可以讓點子醞釀、發酵的時間。也許你心想等到完成後再回來修正,可是一旦有了「出清交辦事項」的心態,就很難以嶄新的眼光看待已經完成的工作,到時候反而會覺得生米既然已成熟飯,就不要再多事了。

這麼說來,什麼樣的方法最理想?

狄麥歐認為,要決定最理想的動手時機,關鍵在於你把壓力點放在哪裡。一旦接手專案,你應該給自己一小段積極思索的空窗期,不要貿然動手。這段極其重要的「醞釀期」,是讓創意散發芬芳的關鍵。等到那股壓也壓不下的創意呼之欲出時,就是積極行動的最佳時點。

如果你等得太久,不但耗損勃發的創意,最後也會面臨期限過於緊迫的窘境。最好的辦法是趁著點子還新鮮就開始動手做。這時離結案期限還早,而且你的動力來自內在的創意,而不是外在的截止期限。抓住這個時點,就能在專案走到一半之後不久,結束大部分吃重的工作。

那麼剩下來的時間要做什麼?當然是修正再修正。每次回頭看時都要用嶄新的眼光去檢討。換句話說,你有好幾次慢慢沉思修正的機會,這是臨時抱佛腳型永遠做不到的。

太快動手會扼殺創意,太慢動手又會讓創意疲乏枯竭,也許你下次應該試試狄麥歐的中庸之道,看看能否提高專案的績效。

「本文原載於10月號EMBA雜誌,EMBA網址為www.emba.com.tw」
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