HR數位轉型強化韌性 重啟工作與績效
「過去我們對於危機、風險的認定都偏向天災人禍，像是恐攻、資安、職安等，很難想像現在因為一場疫情，連國際移動都變得如此困難。事實上，這次疫情完整了我們對於風險的想像跟理解。」資誠人資管理顧問公司董事長林瓊瀛開宗明義地說明疫情對組織帶來的風險。
他指出，以往人資管理，都將注意力集中於工會、福利、工安等「消極勞動關係」上，而疫情的爆發，讓人資開始思考完善工作環境安全意識、員工支持系統、職場互動關係、新技術與新工作模式應用議題。
「以前大家見面三分情，有什麼狀況，也許順手帶杯奶茶、面對面開會溝通一下，問題或許就能解決；而如今隨著遠距辦公風潮的發酵，員工變成隔著電腦遠距開會，雖然不是絕對，但因為不是『同居共事』，人跟人之間很難親近起來，因此組織內外，會因為協同能力受限，使得溝通成本變得比較大。」
林瓊瀛觀察，企業端嘗試改變工作流程，是維持企業運轉的解方之一，但不可否認的是，企業主在遠端辦公、視訊開會的新工作模式下，背負著「員工是否足夠自律」、「工作是否能如期交付」、「線上協同合作是否比擬線下？」等焦慮，這些層面在在影響企業主與員工互信基礎。
此外，林瓊瀛指出，這幾年經營管理的主題，其實始終圍繞著數位轉型與自動化，許多企業都在「轉與不轉」的轉型溝通中拔河，而突發的疫情，則是加速轉型的急迫性，越能快速適應並且調整營運步伐的企業，越能走出自己的路。
「相對過去很嚴密的管理、追求Cost down的企業來說，我們觀察到比較有彈性的企業的存活率也較高，這也是為什麼大家開始討論『韌性』(Resilience)。但這也不是代表組織要容許無效率與浪費，備用計畫(Backup Plan)可能都會隨著變局而鬆動，這其實是比較大的挑戰。」如此不穩定的時局，也讓林瓊瀛直言，整體的混亂儼然變成新秩序，風險跟員工關係都要重新被定義。
彈性企業文化 帶動成熟數位力
當然，所謂的遠距辦公，不只是單純的字面上意義，它雖省去員工通勤時間、降低人員近距離接觸的染疫風險，但追求彈性的背後，其實需要強大的數位資源扶持。
「說實話，很多事情遇到了才會轉型，但當疫情來襲，不只挑戰你的軟體規劃，也挑戰你的硬體。每家企業的遠距辦公準備條件未必相同，像是是否已經購置行動裝備，或是安裝通訊協作軟體，這些都是讓『工作』不會因為地點差異而產生溝通障礙的環節。」林瓊瀛認為，軟硬體投資是新世代管理的必要發展，否則遠距辦公的效益無法有效彰顯。
以資誠為例，至今企業端可用的APP已擴充至40、50個，而為了讓這些工具更貼合員工的工作需求，2019年7月即成立數位營隊(Digital Camp)，培育近百名數位種子，由專業講師進行新興科技工具的教育訓練，培養數位化思維及新興科技工具應用的技巧，今年也產出19個數位專案，運用資料自動化、資料視覺化及流程自動化等工具，解決日常作業或客戶服務時的痛點。
此外，為了強化遠距辦公的彈性，去年12月資誠也導入Google企業雲端數位工具，讓線上會議、課程、文書作業、簽核都能遠距完成。林瓊瀛說，「遠距辦公只有一個條件，就是網路要通、讓主管找得到你，才叫做在工作。所以我們完成G Suite的建置，它包含Google Meet、Google Chat等應用程式，再加上我們在4月初提供一門『再遠，也像在身邊的遠距開會術』數位課程，強化同仁對於軟體的操作熟悉度，讓防疫時期開會連線都不會有問題。」
而克服軟硬體問題後，如何建立合宜的「組織文化」和「人員成熟度」，更是新工作模式下企業與員工都該重新衡量的。林瓊瀛表示，錢可以解決的都不困難，困難點反而是組織文化建構，「對員工來說，要培養良好的遠距工作習慣需要時間，要如何在非既有工作環境也能保持專注力和自主自重精神，恐怕是長期受到高度監管的台灣上班族需要學習的技能。此外，管理者也要把Work From Home等於『變相在家放假』的錯誤觀念屏除掉，將員工視為成熟的工作夥伴，符合法遵要求並明定合理的遊戲規則，清楚遠距工作的『DO and DON'T』，確保營運與員工的產出品質，才是維持彈性工作順利運作的關鍵。」
Workday 體驗4V威力
不過，確保規則明確落實後，企業主最關心的，無非就是績效管理的運作，要如何於員工不在崗位時衡量考績？林瓊瀛認為，績效管理一般是從Hard Side談論，但因應新世代的員工特質與數位化浪潮，必須做更積極的績效管理，將「發展」的意義列入評估當中。
林瓊瀛舉例說明，「如果某天主管叫員工到辦公室，開口就說：『抱歉，過去1年你搞砸了，工作狀況不是很理想，所以加薪幅度很小。』如果你是那名員工，你的想法是什麼？一定聽得一頭霧水！員工就是不會才要被教，教會了就能做更好。積極的績效管理是讓員工知道自己哪裡不足、及時修正，這樣對公司運營和員工發展才有正面的幫助。」
正是基於這樣的核心概念，資誠在遠距協同的績效衡量系統上早已開始佈建。據了解，資誠在2019年導入雲端人力資源管理系統「Workday」，提供員工即時雙向的透明資訊與溝通管道，不僅可離線進行人資程序更新，同時將訓練及個人工作歷程建立於系統中，積極向數位化前進。
「自從導入Workday後，在日常管理中，我們體會到『4V』的大數據特點！」林瓊瀛解釋，4V分別是容量(Volume)、速度(Velocity)、多樣性(Variety)、真實性(Veracity)：
他指出，以往人資管理，都將注意力集中於工會、福利、工安等「消極勞動關係」上，而疫情的爆發，讓人資開始思考完善工作環境安全意識、員工支持系統、職場互動關係、新技術與新工作模式應用議題。
「以前大家見面三分情，有什麼狀況，也許順手帶杯奶茶、面對面開會溝通一下，問題或許就能解決；而如今隨著遠距辦公風潮的發酵，員工變成隔著電腦遠距開會，雖然不是絕對，但因為不是『同居共事』，人跟人之間很難親近起來，因此組織內外，會因為協同能力受限，使得溝通成本變得比較大。」
林瓊瀛觀察，企業端嘗試改變工作流程，是維持企業運轉的解方之一，但不可否認的是，企業主在遠端辦公、視訊開會的新工作模式下，背負著「員工是否足夠自律」、「工作是否能如期交付」、「線上協同合作是否比擬線下？」等焦慮，這些層面在在影響企業主與員工互信基礎。
此外，林瓊瀛指出，這幾年經營管理的主題，其實始終圍繞著數位轉型與自動化，許多企業都在「轉與不轉」的轉型溝通中拔河，而突發的疫情，則是加速轉型的急迫性，越能快速適應並且調整營運步伐的企業，越能走出自己的路。
「相對過去很嚴密的管理、追求Cost down的企業來說，我們觀察到比較有彈性的企業的存活率也較高，這也是為什麼大家開始討論『韌性』(Resilience)。但這也不是代表組織要容許無效率與浪費，備用計畫(Backup Plan)可能都會隨著變局而鬆動，這其實是比較大的挑戰。」如此不穩定的時局，也讓林瓊瀛直言，整體的混亂儼然變成新秩序，風險跟員工關係都要重新被定義。
彈性企業文化 帶動成熟數位力
當然，所謂的遠距辦公，不只是單純的字面上意義，它雖省去員工通勤時間、降低人員近距離接觸的染疫風險，但追求彈性的背後，其實需要強大的數位資源扶持。
「說實話，很多事情遇到了才會轉型，但當疫情來襲，不只挑戰你的軟體規劃，也挑戰你的硬體。每家企業的遠距辦公準備條件未必相同，像是是否已經購置行動裝備，或是安裝通訊協作軟體，這些都是讓『工作』不會因為地點差異而產生溝通障礙的環節。」林瓊瀛認為，軟硬體投資是新世代管理的必要發展，否則遠距辦公的效益無法有效彰顯。
以資誠為例，至今企業端可用的APP已擴充至40、50個，而為了讓這些工具更貼合員工的工作需求，2019年7月即成立數位營隊(Digital Camp)，培育近百名數位種子，由專業講師進行新興科技工具的教育訓練，培養數位化思維及新興科技工具應用的技巧，今年也產出19個數位專案，運用資料自動化、資料視覺化及流程自動化等工具，解決日常作業或客戶服務時的痛點。
此外，為了強化遠距辦公的彈性，去年12月資誠也導入Google企業雲端數位工具，讓線上會議、課程、文書作業、簽核都能遠距完成。林瓊瀛說，「遠距辦公只有一個條件，就是網路要通、讓主管找得到你，才叫做在工作。所以我們完成G Suite的建置，它包含Google Meet、Google Chat等應用程式，再加上我們在4月初提供一門『再遠，也像在身邊的遠距開會術』數位課程，強化同仁對於軟體的操作熟悉度，讓防疫時期開會連線都不會有問題。」
而克服軟硬體問題後，如何建立合宜的「組織文化」和「人員成熟度」，更是新工作模式下企業與員工都該重新衡量的。林瓊瀛表示，錢可以解決的都不困難，困難點反而是組織文化建構，「對員工來說，要培養良好的遠距工作習慣需要時間，要如何在非既有工作環境也能保持專注力和自主自重精神，恐怕是長期受到高度監管的台灣上班族需要學習的技能。此外，管理者也要把Work From Home等於『變相在家放假』的錯誤觀念屏除掉，將員工視為成熟的工作夥伴，符合法遵要求並明定合理的遊戲規則，清楚遠距工作的『DO and DON'T』，確保營運與員工的產出品質，才是維持彈性工作順利運作的關鍵。」
Workday 體驗4V威力
不過，確保規則明確落實後，企業主最關心的，無非就是績效管理的運作，要如何於員工不在崗位時衡量考績？林瓊瀛認為，績效管理一般是從Hard Side談論，但因應新世代的員工特質與數位化浪潮，必須做更積極的績效管理，將「發展」的意義列入評估當中。
林瓊瀛舉例說明，「如果某天主管叫員工到辦公室，開口就說：『抱歉，過去1年你搞砸了，工作狀況不是很理想，所以加薪幅度很小。』如果你是那名員工，你的想法是什麼？一定聽得一頭霧水！員工就是不會才要被教，教會了就能做更好。積極的績效管理是讓員工知道自己哪裡不足、及時修正，這樣對公司運營和員工發展才有正面的幫助。」
正是基於這樣的核心概念，資誠在遠距協同的績效衡量系統上早已開始佈建。據了解，資誠在2019年導入雲端人力資源管理系統「Workday」，提供員工即時雙向的透明資訊與溝通管道，不僅可離線進行人資程序更新，同時將訓練及個人工作歷程建立於系統中，積極向數位化前進。
「自從導入Workday後，在日常管理中，我們體會到『4V』的大數據特點！」林瓊瀛解釋，4V分別是容量(Volume)、速度(Velocity)、多樣性(Variety)、真實性(Veracity)：