專業分工用人唯才 科層組織即戰力

去年裁員、無薪假現象頻傳,面對環境的急速變遷,企業如何根據組織需求,針對現有的人力資源進行調查分析,進而提出未來的人力資源規劃,使組織能有效的運作,是關鍵的課題。
企業組織進行人力資源規劃之關鍵在於以下:
1. 調查、蒐集和整理企業組織相關之各種資訊。例如:企業在市場中的定位、競爭對手的狀況、產業的前景、生產和銷售狀況、企業內部與外部環境因素。
2. 評估組織現有的人力資源。對現有人力資源的狀況應展開有系統之調查,調查包括其學歷、相關技能培訓、證照、經驗、語言能力、工作專長⋯等,甚至可配合調查員工之職業人格特質、工作價值觀與其對組織之承諾。設法對組織內各類人力資源之數量、分佈、運用、流動狀況進行全盤掌握。
3. 進行職務分析。確定組織中的職務以及履行職務所需的人才。職務分析將決定各項職務適合的人力資源,並形成職務說明書,顯示各類職務具體之規範。
4. 預估企業組織未來需要的人力資源,並制定符合將來人力需求之方案。對組織未來人力資源之需求與供給進行預測,人力資源需求預測包括中短期預測和長期預測、總量預測和各職位需求之預測。
5. 人力資源供給預測。包括組織內部供給預測和外部供給之預測,將組織內部人力資源供給預測數據、組織外部人力資源供給預測資訊匯總,得出組織人力資源之供給總體數據。同時應將就業市場人力資源情形、人力競爭、外部人力供給等因素納入考量。
6. 將組織人力資源需求的預測數、組織本身可供給的人力資源預測數進行對比。從比較中可看出各類員工的需求,以進一步分析求與各類別人力資源需求數量,並針對人力資源需求進行招聘與培訓,提出具體措施。
7. 對組織人力資源規劃的執行過程進行監督、分析,並進行及時的反思,進而對原規劃的內容隨時調整修正,以確保組織目標的實現。

理想科層制5大特徵 
在進行人力資源規劃時應注意,如何使規劃後的人力資源能充分發揮組織理論所謂的科層制(bureaucracy) 之優點,而避免其缺點。科層制有幾個特徵:
1. 專業分工(Specialization and Division of Labor)
在科層制的組織中,每一位人員,都有專司。組織的工作分為若干部份,各由具有專長的人員負責,分別負責科層制生產運作過程中的一部份,人員經組織任用之後,就應成為專任人員,因此人人有確定的職責,使組織人員能熟練專精,提高工作績效。
2. 層級節制(Hierarchy)
以層級的方式把組織人員加以組織,組織的層級是由職職務所組成,人員的權威與責任視職務而定,層級節制之目的在協調分工,使人員步調一致。使擔任某一職務的人,不但直接對直屬上司報告,而且也對屬下的行動負責。如此,組織垂直的分化若干層級,上層管理下層,每人只接受一位上司的命令,層級通常成金字塔形。
3. 公正無私(Impersonal Orientation)
科層制排除私人的因素,以公正無私的態度對待同事與業務上有來往的人,確保對人一視同仁,並使組織目標超越私人利益。組織人員一切依法行事、對事不對人,不得參入個人的好惡,使組織的行動理性化。
4. 用人唯才(Expert Training)
在科層制中,職位的授與與晉升是根據人員之技術資格,酬勞則是根據人員能力與表現。組織任用人員唯才是問,必須受過專業訓練,具有專業者,始能獲得任用。
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