達人教妳職場發光術「認清5大優勢 掌握3大能力」
基層變高層、菜鳥變菁英，成功絕非偶然，兩位職場達人剖析行政職員的優勢何在，如何把優勢強化成專屬技能，再掌握企圖心、執行力和專業，妳就是最搶手的黑馬！
專家開講 台北市專業秘書暨行政人員協會理事長 蔡麗瓊
認清5大優勢 再依興趣縱橫向發展
秘書和行政助理的工作性質比較相近，甚至有些公司是由一人擔任，主要都是協助特定一人或部門；總機則是服務整間公司的人，三者職掌不同，但最常做的工作內容不脫離：接電話、接待、支援等項目。
擔任秘書、行政助理、總機的職員，不少人其實對未來充滿疑問，其實，這三個職務擁有相當具體的「五大優勢」，從業人員必須知悉，才能確切知道自己的優勢何在，再根據優勢結合個人興趣縱向或橫向發展。
一、良好基礎訓練：因為要與高階主管緊密互動，秘書和行政助理通常會被訓練出嚴謹的職場禮儀、職場倫理、溝通技能、文書管理、正確時間分配觀念等，這就好像武俠小說中，被打通任督二脈的高手一樣。
二、做事情效率高： 秘書和行政助理的工作相當繁雜，因此必須採取高效率的檔案文件管理，再加上需要安排老闆或多人的時程，常被老闆交代緊急任務，在有限的資源下限時完成，因此，秘書或行政助理的做事效率通常都會很高。
三、人脈來源多元：秘書和行政助理常須協助老闆管理名片和熟記與老闆有關的任何人名或事情，也要幫老闆連絡公司內部職員或外部企業，在不斷扮演「連絡者」角色的同時，就是在與其他人建立關係，因而也替自己拓展了人脈，也因為老闆的階層高，所以打好關係的階層也相對會提升。
四、情緒管理成熟：天天要跟老闆接觸的秘書或行政助理，難免會被老闆的情緒宣洩「掃到颱風尾」，通常，資淺的秘書或行政助理會覺得委屈，或憤而為自己辯解，但其實，較資深的秘書或行政助理就知道，人難免會有情緒，只要問題的癥結不在自己，問心無愧即可放下，不必把別人的罪過往自己身上攬，「背罪」易引出負面情緒，不利於工作，應在老闆情緒過後，趕緊將問題解決才是上策。
總機也是，因為是企業的第一個窗口，來電者的最初情緒都會發洩在總機身上，也因此，能在秘書、行政助理、總機職位擔任多年者，EQ通常會較為成熟。
五、偷學機會較多：助理及秘書常常須要支援其他單位進行專案，或是要幫忙寫會議紀錄，如果完全不懂同仁們口中說的「專業名詞」，很難順利完成這份工作，因此，「偷學」是必要的過程，支援人資部門也許能學到勞健保的相關規定，支援會計部門可能有機會接觸財會報表，支援企劃部門或許要懂點企劃書的撰寫格式。
基本上，人會對其他部門的詢問比較願意講解，所以妳去詢問人事部的問題，或許會比人事部門剛進去的菜鳥得到更多有耐心的資訊，因為妳會被設定為「本來就非此專業，教妳無妨」，而人事部門剛進去的菜鳥會被認定「妳是相關科系畢業，理應知道這些道理。」
◎更多精采內容請看：《女人變有錢》2011年7月號NO.16
專家開講 台北市專業秘書暨行政人員協會理事長 蔡麗瓊
認清5大優勢 再依興趣縱橫向發展
秘書和行政助理的工作性質比較相近，甚至有些公司是由一人擔任，主要都是協助特定一人或部門；總機則是服務整間公司的人，三者職掌不同，但最常做的工作內容不脫離：接電話、接待、支援等項目。
擔任秘書、行政助理、總機的職員，不少人其實對未來充滿疑問，其實，這三個職務擁有相當具體的「五大優勢」，從業人員必須知悉，才能確切知道自己的優勢何在，再根據優勢結合個人興趣縱向或橫向發展。
一、良好基礎訓練：因為要與高階主管緊密互動，秘書和行政助理通常會被訓練出嚴謹的職場禮儀、職場倫理、溝通技能、文書管理、正確時間分配觀念等，這就好像武俠小說中，被打通任督二脈的高手一樣。
二、做事情效率高： 秘書和行政助理的工作相當繁雜，因此必須採取高效率的檔案文件管理，再加上需要安排老闆或多人的時程，常被老闆交代緊急任務，在有限的資源下限時完成，因此，秘書或行政助理的做事效率通常都會很高。
三、人脈來源多元：秘書和行政助理常須協助老闆管理名片和熟記與老闆有關的任何人名或事情，也要幫老闆連絡公司內部職員或外部企業，在不斷扮演「連絡者」角色的同時，就是在與其他人建立關係，因而也替自己拓展了人脈，也因為老闆的階層高，所以打好關係的階層也相對會提升。
四、情緒管理成熟：天天要跟老闆接觸的秘書或行政助理，難免會被老闆的情緒宣洩「掃到颱風尾」，通常，資淺的秘書或行政助理會覺得委屈，或憤而為自己辯解，但其實，較資深的秘書或行政助理就知道，人難免會有情緒，只要問題的癥結不在自己，問心無愧即可放下，不必把別人的罪過往自己身上攬，「背罪」易引出負面情緒，不利於工作，應在老闆情緒過後，趕緊將問題解決才是上策。
總機也是，因為是企業的第一個窗口，來電者的最初情緒都會發洩在總機身上，也因此，能在秘書、行政助理、總機職位擔任多年者，EQ通常會較為成熟。
五、偷學機會較多：助理及秘書常常須要支援其他單位進行專案，或是要幫忙寫會議紀錄，如果完全不懂同仁們口中說的「專業名詞」，很難順利完成這份工作，因此，「偷學」是必要的過程，支援人資部門也許能學到勞健保的相關規定，支援會計部門可能有機會接觸財會報表，支援企劃部門或許要懂點企劃書的撰寫格式。
基本上，人會對其他部門的詢問比較願意講解，所以妳去詢問人事部的問題，或許會比人事部門剛進去的菜鳥得到更多有耐心的資訊，因為妳會被設定為「本來就非此專業，教妳無妨」，而人事部門剛進去的菜鳥會被認定「妳是相關科系畢業，理應知道這些道理。」
◎更多精采內容請看：《女人變有錢》2011年7月號NO.16
