可別自己丟臉,也丟公司的臉!

 從一般的業務拜訪,到接待國外貴賓,職場每天都有各種拜會與接待,若不懂基本禮儀,不但丟自己的臉,也丟公司的臉,千萬大意不得。

 談到「商務接待及拜訪」,你腦海中浮現櫃檯人員鞠躬的接待畫面嗎?或你以為這是祕書的工作嗎?那你可要換換腦袋了。接待客戶,不只是微笑請對方稍候,或是倒茶水的庶務,而是日常商務活動的核心,攸關客戶對你們公司的印象。
 台北國際禮儀協會講師朱立安強調,商務接待拜訪的禮儀,不只限於制式化的儀態訓練,更重要是如何使拜訪有效率,讓來訪的客人感到貼心舒適,成為稱職的主人及受歡迎的客人。

├ 拜訪行程安排 ┤

1週前確認細節 勿臨時增減人員

 拜訪最好在1個星期前就確認,清楚告知對方抵達時間、預計拜訪時間多長、希望可以跟誰見面、談論哪些事情、有幾位人員會一起出席。朱立安強調,「千萬不要隨便更動人數,假使臨時多一個人,對方已經安排好用餐座位,勉強加張椅子多難看。」如果不得已臨時更換拜訪人員,盡量以職務相同的人代替,且一定要事先知會對方。
 商務拜訪時間以2個小時最為恰當,再長會讓人感到疲累。早上最好約10點左右,太早會讓人覺得緊繃,才剛踏進公司還來不及處理庶務就要接待客人。如果再晚靠近中午,又會麻煩主人破費請吃午餐。同樣的,下午約訪最好是2點鐘以後,避免才中午休息完,就得馬不停蹄接待,且最好約在4點以前,以免耽誤對方下班時間。
 拜訪最好提早10分鐘抵達,但也不要太早到,免得主人措手不及。
朱立安強調,商務接待代表公司,不要失禮也勿過分鞠躬哈腰


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