隨手將紙本文件數位化的關鍵利器
日常工作時，若未能將許多紙本資料與文件數位化管理、保存，是很可惜的；未能做好個人文件數位化，可能是因為不能很方便地隨手處理這些資訊，現在，我們可以利用桌上型的掃描設備，讓數位化流程更方便。
隨著科技的演進，將文件數位化一直都是大家討論的議題，許多企業也不斷改善內部的流程，減少使用紙類文件，例如將表單文件電子化，並且整合後端的文件管理系統，將文件資訊建立索引，提供資訊內容管理的功能，讓文件可以分享共用、版本控管、文件搜尋、權限控制，有效提供內部人員使用。
但有些文件並不能透過上述的方式數位化，例如研討會講義、展場取得的DM，報章雜誌與書籍中所獲得的資訊，因此我們必須靠掃描器來將文件數位化。掃描器已經是發展相當成熟的設備，特別是搭配應用軟體之後，讓文件數位化的步驟與流程，能夠相當方便地使用，像是自動饋紙的方式，讓掃描工作不須要每掃描一頁就要打開上蓋一次，而掃描的內容也不再只是影像檔，能夠直接以光學文字辨識的方式，儲存成可以搜尋內容的檔案格式。
但是，在一般生活應用中，為什麼我們沒有辦法將這些資訊也做到數位化呢？相信多數人都有不同的答案。
例如，當你參加完一天的研討會，拿到許多說明文件與資料，以及一疊厚厚的講義，這些資訊如果不是立即會用到，由於具有參考價值，丟之可惜，通常我們會希望保存下來，以便日後可以查詢利用，時間久了，獲得的資料越來越多，各種場合保留下來的文件，以及從報紙、雜誌、書籍中所獲得的資訊，經過不斷地資訊收集後，我們可能偶爾會想將文件數位化，但是，因為沒有立即的數位化的需求，數位化這些資料又需要時間，所以我們仍習慣以紙本方式來保存。
又或者是，當你在逛完Computex電腦應用展之後，手中提袋已經裝滿了各式在攤位中所收集的資訊，像是產品DM、相關廠商的講義與文件，以及與廠商交換的名片。在回到公司後，你可能會需要花些時間，來整理這些零散的資訊，將這些有用的文件分門別類的歸檔保存，既然如此，如果在整理的同時，就直接進行文件數位化的動作，是不是比較容易呢？
文件數位化的關鍵是，能否便利且即時地處理
其實，要數位化這些資料不難，利用數位複合機也能夠做到，只是我們通常需要多個步驟來做到，例如在座位上先整理好文件，再將這些資料拿到數位複合機前，或是專門的掃描器前來掃描。這樣簡單的步驟，卻讓人覺得可能是件麻煩的事，可能的原因是，因為複合機提供多人所共享，並不一定馬上可以使用。或者是，多數人習慣使用平臺式掃描工具，光是想到那樣的使用方式，很可能就讓許多使用者對於文件數位化的動作卻步。
在文件數位化的過程中，如果能夠在整理的同時，利用桌上型的掃描器設備，隨手將文件掃描成電子檔案，並藉由掃描器提供的自動饋紙與雙面掃描功能，讓我們輕易地掃描多份文件，相信這樣的方式，可以提升我們對於文件數位化的動力。
加強個人文件數位化管理的觀念
文件數位化並不是什麼新的議題，掃描器也不是什麼嶄新的設備，但是在數位化已相當普及的現代來說，我們仍然沒有善加利用。以桌上型A4饋紙式掃描器來說，它的機身相當小巧，放在辦公桌面上其實不會佔太多空間，但一般人可能沒有想到，可以使用這種工具將個人文件通通數位化。
一般來說，目前這類設備以企業應用居多，像是銀行可以放置在櫃臺，即時掃描客戶的證件與申請文件，又或者是保險人員、律師、會計師等，需要處理大量文件歸檔的行業。Canon BIS事業處系統支援部經理楊宣文表示，國外多數的應用案例，則是在個人或SOHO的文件掃描管理上。
目前企業實際上是怎麼重新看待文件數位化？安侯建業是一個例子，該公司資訊長陳秋正表示，由於會計師事務所需要處理的文件相當龐大，公司內部除了有設立專門的掃描室，目前公司也正在導入適合的掃描設備，讓員工能攜帶至客戶端，即時地將文件掃描並回傳至公司。這樣的方式，讓數位化的動作，能夠即時被落實，如此一來，可以減少重複工作的可能性，並且提高工作的正確率。
雖然多數人都知道文件數位化後的優點，但卻沒有能夠強化文件數位化的動作，也許，無法隨手完成數位化的動作是最大原因。就像精益科技台北行銷部專案經理林盈秀所觀察到的，目前企業配給公司員工的文件管理系統，以及設備資源（如多功能事務機或掃描器）仍有限，若沒有特別急迫的需求，並不會有動力刻意將所有的文件都數位化。
此外，文件數位化並不只在於保存、管理，還要讓文件能夠方便地被找到，甚至是內容中的文字，可以很快的被擷取出。現在透過智慧型的掃描方式，能夠自動解析文件上面的文字，不需要太複雜的建檔動作，文件就可以進行關鍵字搜尋檢索，文件內容可以相當方便地被調閱。
數位化後，內容中的文字若是可以利用，才有價值
在紙本文件上，相信多數人曾經遭遇過，臨時要找資料時卻找不到，畢竟考驗人們的記性，是較不可靠的作法，就算分類妥當，每次資料拿進拿出，也是對於管理者的考驗。時常將這些紙本文件分門別類的歸類、整理，也需要花上不少的時間，對於不擅長整理的人來說，更是工作上的負擔。
文件數位化，不只是利用掃描器將文件變成電子檔案，也需要進一步管理才能夠有效的被運用，否則就和堆積已久的文件一樣失去功能。多數人對於「掃描」的認知，還停留在「影像保存」的觀念，不清楚或是不知道掃描過後的檔案的內容，可以變成被擷取的文字，能夠被重複利用及搜尋。
以往將文件掃描成檔案時，通常會儲存成兩種類型，一種是圖檔，像是TIFF、JPEG、BMP等格式，另一種則是PDF文件格式的檔案。為了讓掃描後的文件，能夠提高資料檢索的效率，通常掃描設備還會搭配文字光學辨識（OCR）軟體，就可以製作出內容可以被搜尋的檔案格式，它叫做Searchable PDF，也可稱為「可搜尋的PDF」。
這種檔案格式，讓我們在找尋資料時，能夠藉由搜尋的方式，檢索PDF文件中的內容，迅速找到所要的資料，讓我們收集到的資訊，能夠靈活的被運用，而不再是一份單純的文件。
綜合來說，我們想要讓文件數位化的過程輕鬆，可以藉由這種桌上型A4饋紙式掃描器，透過軟硬體的配合，來幫助我們達成目的。這樣的方式，可以簡化流程與步驟，並且改變一般工作者對於資訊收集的習慣，做好數位化資料保存的同時，也能夠花費較少的心力，獲得所需要的資料。
如果能夠落實個人文件數位化的管理工作，相信，對於這些從現實環境中所獲得的資訊，我們可以做到更有效地收集、管理與活用。
如何使用文件數位化的利器
桌上型掃描器提供簡單的使用方式，以及便利的掃描輔助功能，讓我們能夠快速將文件掃描成數位檔案
＜圖表＞桌上型A4饋紙式掃描器的使用流程
＜圖表＞A4饋紙式掃描器功能比較表
個人紙本文件快速數位化的訣竅
利用掃描器隨機所附的管理軟體，協助數位資訊在使用與整理上能更方便，此外，還可以搭配文字辨識OCR功能，讓文件搜尋更便利
＜技巧 1＞利用掃描器內附的軟體，協助文件管理
＜技巧 2＞整合OCR辨識功能，讓文件不只是圖像
＜技巧 3＞利用基本的軟體與系統，便能搜尋到掃描文件的內容
＜BOX＞何謂Searchable PDF？
＜圖表＞文字辨識軟體比較表
《詳細內文請見iThome電腦報461期（www.ithome.com.tw），天瓏、誠品、何嘉仁、搜主義、敦煌、法雅客、Page one書店均有銷售》
461期其他精采內容：
．新聞：8成SAP用戶尚未依IFRS調整ERP
．新聞：行政院電子公文線上簽核 8月上線
．CIO TALK：水利署打造全方位服務的關鍵 IT要成為使用者看不見的工匠
．IT實戰：Windows Server 進階儲存管理（三）：用存放裝置報告追蹤儲存資源使用
．產品測試：系統效能監控與規畫軟體：Novell Platespin Recon 3.7
．產品測試：SSL VPN設備：WatchGuard SSL 100
．產品測試：無線路由器：D-Link DSR-1000N
．產品測試：個人端防毒軟體：F-Secure Protection Service 9.0
．程式人：用VS2010動手學UML 第18回：10條UML類別圖最佳實務／邱郁惠
．IT邦幫忙精選：跨國公司如何管理檔案分享？／主機效能有問題，如何判斷該升級什麼？／Windows XP登入後，畫面一直停在桌面背景／如何判斷採購價格是否合理？／公司防毒軟體採購／如何實作全無線的網路環境？
．IT職場小說：誰溫暖了工程師（4）／孫哲齡
隨著科技的演進，將文件數位化一直都是大家討論的議題，許多企業也不斷改善內部的流程，減少使用紙類文件，例如將表單文件電子化，並且整合後端的文件管理系統，將文件資訊建立索引，提供資訊內容管理的功能，讓文件可以分享共用、版本控管、文件搜尋、權限控制，有效提供內部人員使用。
但有些文件並不能透過上述的方式數位化，例如研討會講義、展場取得的DM，報章雜誌與書籍中所獲得的資訊，因此我們必須靠掃描器來將文件數位化。掃描器已經是發展相當成熟的設備，特別是搭配應用軟體之後，讓文件數位化的步驟與流程，能夠相當方便地使用，像是自動饋紙的方式，讓掃描工作不須要每掃描一頁就要打開上蓋一次，而掃描的內容也不再只是影像檔，能夠直接以光學文字辨識的方式，儲存成可以搜尋內容的檔案格式。
但是，在一般生活應用中，為什麼我們沒有辦法將這些資訊也做到數位化呢？相信多數人都有不同的答案。
例如，當你參加完一天的研討會，拿到許多說明文件與資料，以及一疊厚厚的講義，這些資訊如果不是立即會用到，由於具有參考價值，丟之可惜，通常我們會希望保存下來，以便日後可以查詢利用，時間久了，獲得的資料越來越多，各種場合保留下來的文件，以及從報紙、雜誌、書籍中所獲得的資訊，經過不斷地資訊收集後，我們可能偶爾會想將文件數位化，但是，因為沒有立即的數位化的需求，數位化這些資料又需要時間，所以我們仍習慣以紙本方式來保存。
又或者是，當你在逛完Computex電腦應用展之後，手中提袋已經裝滿了各式在攤位中所收集的資訊，像是產品DM、相關廠商的講義與文件，以及與廠商交換的名片。在回到公司後，你可能會需要花些時間，來整理這些零散的資訊，將這些有用的文件分門別類的歸檔保存，既然如此，如果在整理的同時，就直接進行文件數位化的動作，是不是比較容易呢？
文件數位化的關鍵是，能否便利且即時地處理
其實，要數位化這些資料不難，利用數位複合機也能夠做到，只是我們通常需要多個步驟來做到，例如在座位上先整理好文件，再將這些資料拿到數位複合機前，或是專門的掃描器前來掃描。這樣簡單的步驟，卻讓人覺得可能是件麻煩的事，可能的原因是，因為複合機提供多人所共享，並不一定馬上可以使用。或者是，多數人習慣使用平臺式掃描工具，光是想到那樣的使用方式，很可能就讓許多使用者對於文件數位化的動作卻步。
在文件數位化的過程中，如果能夠在整理的同時，利用桌上型的掃描器設備，隨手將文件掃描成電子檔案，並藉由掃描器提供的自動饋紙與雙面掃描功能，讓我們輕易地掃描多份文件，相信這樣的方式，可以提升我們對於文件數位化的動力。
加強個人文件數位化管理的觀念
文件數位化並不是什麼新的議題，掃描器也不是什麼嶄新的設備，但是在數位化已相當普及的現代來說，我們仍然沒有善加利用。以桌上型A4饋紙式掃描器來說，它的機身相當小巧，放在辦公桌面上其實不會佔太多空間，但一般人可能沒有想到，可以使用這種工具將個人文件通通數位化。
一般來說，目前這類設備以企業應用居多，像是銀行可以放置在櫃臺，即時掃描客戶的證件與申請文件，又或者是保險人員、律師、會計師等，需要處理大量文件歸檔的行業。Canon BIS事業處系統支援部經理楊宣文表示，國外多數的應用案例，則是在個人或SOHO的文件掃描管理上。
目前企業實際上是怎麼重新看待文件數位化？安侯建業是一個例子，該公司資訊長陳秋正表示，由於會計師事務所需要處理的文件相當龐大，公司內部除了有設立專門的掃描室，目前公司也正在導入適合的掃描設備，讓員工能攜帶至客戶端，即時地將文件掃描並回傳至公司。這樣的方式，讓數位化的動作，能夠即時被落實，如此一來，可以減少重複工作的可能性，並且提高工作的正確率。
雖然多數人都知道文件數位化後的優點，但卻沒有能夠強化文件數位化的動作，也許，無法隨手完成數位化的動作是最大原因。就像精益科技台北行銷部專案經理林盈秀所觀察到的，目前企業配給公司員工的文件管理系統，以及設備資源（如多功能事務機或掃描器）仍有限，若沒有特別急迫的需求，並不會有動力刻意將所有的文件都數位化。
此外，文件數位化並不只在於保存、管理，還要讓文件能夠方便地被找到，甚至是內容中的文字，可以很快的被擷取出。現在透過智慧型的掃描方式，能夠自動解析文件上面的文字，不需要太複雜的建檔動作，文件就可以進行關鍵字搜尋檢索，文件內容可以相當方便地被調閱。
數位化後，內容中的文字若是可以利用，才有價值
在紙本文件上，相信多數人曾經遭遇過，臨時要找資料時卻找不到，畢竟考驗人們的記性，是較不可靠的作法，就算分類妥當，每次資料拿進拿出，也是對於管理者的考驗。時常將這些紙本文件分門別類的歸類、整理，也需要花上不少的時間，對於不擅長整理的人來說，更是工作上的負擔。
文件數位化，不只是利用掃描器將文件變成電子檔案，也需要進一步管理才能夠有效的被運用，否則就和堆積已久的文件一樣失去功能。多數人對於「掃描」的認知，還停留在「影像保存」的觀念，不清楚或是不知道掃描過後的檔案的內容，可以變成被擷取的文字，能夠被重複利用及搜尋。
以往將文件掃描成檔案時，通常會儲存成兩種類型，一種是圖檔，像是TIFF、JPEG、BMP等格式，另一種則是PDF文件格式的檔案。為了讓掃描後的文件，能夠提高資料檢索的效率，通常掃描設備還會搭配文字光學辨識（OCR）軟體，就可以製作出內容可以被搜尋的檔案格式，它叫做Searchable PDF，也可稱為「可搜尋的PDF」。
這種檔案格式，讓我們在找尋資料時，能夠藉由搜尋的方式，檢索PDF文件中的內容，迅速找到所要的資料，讓我們收集到的資訊，能夠靈活的被運用，而不再是一份單純的文件。
綜合來說，我們想要讓文件數位化的過程輕鬆，可以藉由這種桌上型A4饋紙式掃描器，透過軟硬體的配合，來幫助我們達成目的。這樣的方式，可以簡化流程與步驟，並且改變一般工作者對於資訊收集的習慣，做好數位化資料保存的同時，也能夠花費較少的心力，獲得所需要的資料。
如果能夠落實個人文件數位化的管理工作，相信，對於這些從現實環境中所獲得的資訊，我們可以做到更有效地收集、管理與活用。
如何使用文件數位化的利器
桌上型掃描器提供簡單的使用方式，以及便利的掃描輔助功能，讓我們能夠快速將文件掃描成數位檔案
＜圖表＞桌上型A4饋紙式掃描器的使用流程
＜圖表＞A4饋紙式掃描器功能比較表
個人紙本文件快速數位化的訣竅
利用掃描器隨機所附的管理軟體，協助數位資訊在使用與整理上能更方便，此外，還可以搭配文字辨識OCR功能，讓文件搜尋更便利
＜技巧 1＞利用掃描器內附的軟體，協助文件管理
＜技巧 2＞整合OCR辨識功能，讓文件不只是圖像
＜技巧 3＞利用基本的軟體與系統，便能搜尋到掃描文件的內容
＜BOX＞何謂Searchable PDF？
＜圖表＞文字辨識軟體比較表
《詳細內文請見iThome電腦報461期（www.ithome.com.tw），天瓏、誠品、何嘉仁、搜主義、敦煌、法雅客、Page one書店均有銷售》
461期其他精采內容：
．新聞：8成SAP用戶尚未依IFRS調整ERP
．新聞：行政院電子公文線上簽核 8月上線
．CIO TALK：水利署打造全方位服務的關鍵 IT要成為使用者看不見的工匠
．IT實戰：Windows Server 進階儲存管理（三）：用存放裝置報告追蹤儲存資源使用
．產品測試：系統效能監控與規畫軟體：Novell Platespin Recon 3.7
．產品測試：SSL VPN設備：WatchGuard SSL 100
．產品測試：無線路由器：D-Link DSR-1000N
．產品測試：個人端防毒軟體：F-Secure Protection Service 9.0
．程式人：用VS2010動手學UML 第18回：10條UML類別圖最佳實務／邱郁惠
．IT邦幫忙精選：跨國公司如何管理檔案分享？／主機效能有問題，如何判斷該升級什麼？／Windows XP登入後，畫面一直停在桌面背景／如何判斷採購價格是否合理？／公司防毒軟體採購／如何實作全無線的網路環境？
．IT職場小說：誰溫暖了工程師（4）／孫哲齡