15秒定勝負 不說話就贏的簡報術

70年代初期,美國心理學家麥拉賓(Albert Mehrabian)提出「麥拉賓法則」,主要立論是說,當我們評斷一個人,根據語言得到的訊息(談話內容、言詞的意義)占7%,從聽覺得到的訊息(聲音大小、語調等)占38%,透過視覺得到的訊息(外在、表情、動作、態度等)占55%。因此「麥拉賓法則」也稱為「7─38─55法則」。換句話說,我們對別人的第一印象,五成以上由「視覺接收的訊息」決定。

這個法則不僅適用於人,也適用在簡報資料。在拿到書面資料的那一瞬間,資料的「樣貌」是最重要的。審核資料的人無須詳讀資料的數字或文字,只要迅速翻閱一遍,就可以憑直覺判斷這是不是一份好的簡報資料。

有效資料不可或缺的3大重點
事實上,進行簡報的現場是相當嚴苛的,必須用與電視廣告一樣的速度抓住觀眾。雖然必須閱讀的資料非常多,但是讀者只需要15秒,就可以決定這份資料的好壞,以及自己的喜惡。
定簡報資料合格與否的高層們總是公務繁忙,沒有多餘的時間詳讀大量資料,如果眼前的資料可以讓人一目瞭然,那真是再好不過了。

因此,簡報的架構要盡量「簡單」,最好僅靠綱要就能傳遞訊息。最受歡迎的簡報是,雖然資料、數據非常龐大,卻簡單到可以從中擷取一行摘要做結論。例如「○○指的就是XX」,或是「能夠降低這麼多成本」、「好處是可以輕鬆取得」等,簡短有力的結論可以讓對方立刻理解。
另外,善用「圖像」,即使沒有文字也能順利傳遞訊息。例如在語言不通的國外機場,總是能夠輕鬆找到廁所;看到交通標誌,不會闖越馬路。除了圖像之外,「顏色」也代表了多種意義。在日本,紅白相間表示喜慶,黑與白則帶來不吉祥的感覺。紅色是危險,黃色表示警告,白底加上紅字或圖案,代表救護車或醫院等醫療機構。在伊拉克做生意時,如果身上帶著紅、藍、白等表示美國星條旗的顏色,大概就會被視為拒絕往來戶了吧。由此可知,即便不使用文字,光是顏色也能傳遞很多訊息。

創略廣告總經理黃志靖,由於比稿實戰經驗豐富,他同時也是國內知名的簡報(presentation)講師,開課傳授有關口語簡報的準備與臨場技巧。針對《不必說話就贏的簡報術》提及的書面簡報技術,他提出精闢詮釋作為呼應,是極具參考價值的延伸觀點。

黃志靖觀點:透過書面簡報產生對話
書名《不必說話就贏的簡報術》,其中「贏」的涵義,我認為需要進一步解釋,它應該是指在無法與客戶見面的情況下,只憑書面簡報就能引起審核簡報者的閱讀興趣,進而取得對立論的認同,得到參與比稿的「資格」。

以比稿慣例來說,現場簡報(presentation)仍是不可或缺的步驟。這好比求職者投遞履歷後,還是需要經過面試,而書面簡報與履歷表的功能類似,都以爭取到面試「門票」為唯一目標。

撰寫一份無法當面溝通說明的書面簡報,首要重點是簡報內容要有「對話邏輯」,就像Web 2.0強調的互動性(interact)。寫簡報時,一面寫一面想像對方在閱讀中可能的反應與觀點,簡報的鋪排因此應該預設讀者反應,對他的疑問、好奇,適時提供解答及必要的佐證。
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