文件管理系統：華苓Docpedia 3.0
華苓科技推出的Docpedia 3.0，它的特色是擁有彈性的索引卡設定功能、直覺容易的使用者操作介面、提供多重搜尋機制及完整的權限分級。使用者透過瀏覽器即可操作這套系統，目前Docpedia支援了IE及Firefox，並且在許多應用上加入了Ajax技術，例如，設定文件編號時即會自動檢查是否重複、快速索引卡顯示、編輯表單時可動態拖曳欄位等，不僅增加系統執行速度，同時也減少錯誤發生的機率。同時，使用者也可以將各種資料匯出成Excel報表，例如，在文件盤點時，可將結果匯出，方便查閱。另外華苓也提供多點下載的選購模組，可以解決企業多點下載的頻寬問題，有效提升檔案傳輸速度。
在系統架構上，Docpedia和華苓另一套產品Agentflow都有一個共通點，它們都用相同的Portal及公司組織架構，而且也能整合LDAP和AD、NTLM v2，IT人員不必重新建立帳號、密碼。
Docpedia提供類似檔案總管的操作介面，在頁面左側，主要分成MyDcc及文管中心等二大部分，並以樹狀架構列出檔案目錄及功能列表。點選MyDcc之後，會出現公佈欄、我的最愛、我的訂閱等項目。而文管中心打開後，會列出資料夾目錄，還包含過期文件、作廢文件及管理功能。在頁面右側，則會根據所選的項目呈現相對應的編輯畫面，例如，點選公佈欄可以閱讀最新公告等。
提供三種人員權限，簡化管理組織
在系統管理上，Docpedia可以分成系統管理員、文管人員、使用者等角色，系統管理員擁有全部的權限，例如系統設定，而要指定系統管理員，可以在管理人員設定裡的公司組織列表中指定，只要將欲設定為管理員的使用者，從公司組織欄位移動到管理人員欄位，並點選儲存即完成設定。
而在Docpedia中，文管人員屬於DCC（Document Control Center）群組，而使用者被分類在一般群組，其中DCC群組具備所有文件的管理權限，包括修改簽核流程等，但若未取得資料夾權限，仍無法進入各資料夾。而一般使用者則只能依據被賦與的權限，對文件進行存取或修改。在編輯頁面中，可以重新設定為一般或DCC群組。如果組織成員過於複雜，還可以利用搜尋功能，方便管理人員快速找到要設定的成員。
Docpedia將文件權限分為讀取、修改及管理，系統管理者可以在管理項目中，依照職務設定各人的權限，而不同權限人員登入時會有相對應的操作項目。當有人離職或組織異動時，可以使用管理工具，進行權限移除或轉移。當使用者沒有權限可以存取文件時，也可以線上向管理人員提出申請閱讀文件。
具有完善的文件資安控管
對於系統所存放的PDF檔，Docpedia也提供浮水印的套用，而且可搭配樣版使用，在功能管理的PDF流水印樣板設定，可以設定列印PDF文件的浮水印，此項功能在於對文件版權及安全性的保護，在浮水印編輯頁面中，可以選擇要加入的資訊，例如文件編號、作者名稱、登入IP位址等，也可以自訂資訊，同時還能夠透過X／Ｙ座標，來設定流水印於頁面中的位置，並且也可以設定透明度。
Docpedia也提供了異常通知的功能，其目的在防止不當下載的情況發生，在管理功能的自動稽核異常通知設定中，可以設定員工或部門於一段時間內（例如每天或每周），下載密等為機密以上的文件，達到一定次數，系統則會用電子郵件通知文管人員或部門主管。另外，在管理功能中的文件盤點功能，可以針對已發行、過期、作廢等文件進行盤點，搜尋時，在輸入的條件中，可依作者、部門、設定發布日期及版本篩選，降低文管人員於清查文件時的作業時間。
《詳細內文請見iThome電腦報522期（www.ithome.com.tw），天瓏、誠品、何嘉仁、搜主義、敦煌、法雅客、Page one書店均有銷售》
522期其他精采內容：
．封面故事：單路伺服器採購大特輯
．CIO TALK：資訊部門主動發掘使用者需求 銓敘部用IT加速績效評量作業
．新聞：微軟揭露Windows Server 8核心功能
．新聞：英特爾兩年後處理器省電20倍
．新聞：8核心Sandy Bridge處理器明年上半年上市
．技術專題：即時壓縮技術的儲存應用：縮減儲存設備容量耗用的另一條路徑
．產品報導：系統備援應用伺服器：Novell PlateSpin Forge 310
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Docpedia提供類似檔案總管的操作介面，在頁面左側，主要分成MyDcc及文管中心等二大部分，並以樹狀架構列出檔案目錄及功能列表。點選MyDcc之後，會出現公佈欄、我的最愛、我的訂閱等項目。而文管中心打開後，會列出資料夾目錄，還包含過期文件、作廢文件及管理功能。在頁面右側，則會根據所選的項目呈現相對應的編輯畫面，例如，點選公佈欄可以閱讀最新公告等。
提供三種人員權限，簡化管理組織
在系統管理上，Docpedia可以分成系統管理員、文管人員、使用者等角色，系統管理員擁有全部的權限，例如系統設定，而要指定系統管理員，可以在管理人員設定裡的公司組織列表中指定，只要將欲設定為管理員的使用者，從公司組織欄位移動到管理人員欄位，並點選儲存即完成設定。
而在Docpedia中，文管人員屬於DCC（Document Control Center）群組，而使用者被分類在一般群組，其中DCC群組具備所有文件的管理權限，包括修改簽核流程等，但若未取得資料夾權限，仍無法進入各資料夾。而一般使用者則只能依據被賦與的權限，對文件進行存取或修改。在編輯頁面中，可以重新設定為一般或DCC群組。如果組織成員過於複雜，還可以利用搜尋功能，方便管理人員快速找到要設定的成員。
Docpedia將文件權限分為讀取、修改及管理，系統管理者可以在管理項目中，依照職務設定各人的權限，而不同權限人員登入時會有相對應的操作項目。當有人離職或組織異動時，可以使用管理工具，進行權限移除或轉移。當使用者沒有權限可以存取文件時，也可以線上向管理人員提出申請閱讀文件。
具有完善的文件資安控管
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Docpedia也提供了異常通知的功能，其目的在防止不當下載的情況發生，在管理功能的自動稽核異常通知設定中，可以設定員工或部門於一段時間內（例如每天或每周），下載密等為機密以上的文件，達到一定次數，系統則會用電子郵件通知文管人員或部門主管。另外，在管理功能中的文件盤點功能，可以針對已發行、過期、作廢等文件進行盤點，搜尋時，在輸入的條件中，可依作者、部門、設定發布日期及版本篩選，降低文管人員於清查文件時的作業時間。
《詳細內文請見iThome電腦報522期（www.ithome.com.tw），天瓏、誠品、何嘉仁、搜主義、敦煌、法雅客、Page one書店均有銷售》
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