秘書啊！秘書
這一年來，我因為有新的任命，原來的副手又被調到集團內另一家飯店擔任總經理，工作比過去更加忙碌。不過，最近我最大的困擾並不是工作量增加，反而是：我的祕書要結婚了！
起初聽到這消息，我非常高興。只是，一碰到她請假忙婚事，卻只能用「天翻地覆」這4個字來形容對我的衝擊。
今日的祕書，有高度不可取代性
首先，我的行程大亂。對各種邀約是回覆、拒絕、還是考慮？統統要自己處理。平常我不是在飯店現場、出差，就是開會或移動中，所以只要她不在，我就失去聯絡的據點，什麼事都沒辦法安排。
另外，我的工作效率也降低了。因為很多例行事務中的前置作業，都是祕書完成。大到每個月提供董事會的月報表，其中幾乎80％的內容由祕書準備，她可以獨立分析財務報表，找出重要的數字、核對、追蹤，彙整各部門工作計劃，我只要看完她的整理後，標示下個月方向就好。小到我的對外演講，從題目訂定、簡報內容，也都是靠祕書幫忙打理。她不在，這些結果就出不來。
尤有甚者，我連溝通都出現障礙。當所有溝通都要自己來，我的時間又不允許我對每個人都溝通得非常到位時，結果當然是疏失不斷，禮貌常常不夠周延。所以，我的心情大受影響。
如果要選個聽來一點都不炫，甚至很傳統的職務，祕書一定是其中之一。但這陣子的經驗卻觸發我從另一個角度來思考：為什麼祕書變得這麼重要？我發現，今天的祕書，任務已經跟過去完全不同，從祕書的變化，也可以看出人才定義的走向。
以前祕書的功能是處理瑣事，幫老闆打電話、整理文件就好。但現在的祕書如果還是這樣，是無法減輕老闆負擔的。一個好的祕書，通常有幾個特質：
第1，在某個角度或功能上，成功地代理老闆。比如，碰到貴賓來訪，祕書處理跟我自己處理，在禮數上幾乎一樣。又或是跟董監事們聯繫時，祕書可以發揮潤滑劑的角色，有時甚至比我親自聯絡，「公事公辦」效果更好。
第2，具有跨部門視野，而且高度跟老闆一樣。因為唯有如此，才能把工作做好。好祕書常常比任何人更沒有本位主義，就像老闆和員工中間的橋梁。當老闆太堅持個人觀點，或一時不察傷害員工時，祕書可以私下提醒，提供更客觀的角度，這對管理很有幫助。
第3是專業。好祕書對財務、專案管理、製作文書，都要了解。每個月我簽的傳票，都是先由祕書檢查，我只需要蓋章就好。當然，文書能力還要夠好，能勝任中、英文撰稿，等於是我的公關和文膽。
【全文未完，完整內容請見《cheers》133期，http://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5027156】
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※本文由Cheers雜誌授權報導，未經同意禁止轉載。
起初聽到這消息，我非常高興。只是，一碰到她請假忙婚事，卻只能用「天翻地覆」這4個字來形容對我的衝擊。
今日的祕書，有高度不可取代性
首先，我的行程大亂。對各種邀約是回覆、拒絕、還是考慮？統統要自己處理。平常我不是在飯店現場、出差，就是開會或移動中，所以只要她不在，我就失去聯絡的據點，什麼事都沒辦法安排。
另外，我的工作效率也降低了。因為很多例行事務中的前置作業，都是祕書完成。大到每個月提供董事會的月報表，其中幾乎80％的內容由祕書準備，她可以獨立分析財務報表，找出重要的數字、核對、追蹤，彙整各部門工作計劃，我只要看完她的整理後，標示下個月方向就好。小到我的對外演講，從題目訂定、簡報內容，也都是靠祕書幫忙打理。她不在，這些結果就出不來。
尤有甚者，我連溝通都出現障礙。當所有溝通都要自己來，我的時間又不允許我對每個人都溝通得非常到位時，結果當然是疏失不斷，禮貌常常不夠周延。所以，我的心情大受影響。
如果要選個聽來一點都不炫，甚至很傳統的職務，祕書一定是其中之一。但這陣子的經驗卻觸發我從另一個角度來思考：為什麼祕書變得這麼重要？我發現，今天的祕書，任務已經跟過去完全不同，從祕書的變化，也可以看出人才定義的走向。
以前祕書的功能是處理瑣事，幫老闆打電話、整理文件就好。但現在的祕書如果還是這樣，是無法減輕老闆負擔的。一個好的祕書，通常有幾個特質：
第1，在某個角度或功能上，成功地代理老闆。比如，碰到貴賓來訪，祕書處理跟我自己處理，在禮數上幾乎一樣。又或是跟董監事們聯繫時，祕書可以發揮潤滑劑的角色，有時甚至比我親自聯絡，「公事公辦」效果更好。
第2，具有跨部門視野，而且高度跟老闆一樣。因為唯有如此，才能把工作做好。好祕書常常比任何人更沒有本位主義，就像老闆和員工中間的橋梁。當老闆太堅持個人觀點，或一時不察傷害員工時，祕書可以私下提醒，提供更客觀的角度，這對管理很有幫助。
第3是專業。好祕書對財務、專案管理、製作文書，都要了解。每個月我簽的傳票，都是先由祕書檢查，我只需要蓋章就好。當然，文書能力還要夠好，能勝任中、英文撰稿，等於是我的公關和文膽。
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