別被「急迫但不重要」的瑣事騙走時間!4 象限釐清工作優先順序,為值得的事付出全力

寄一張明信片要花多久時間?

無事在家的老奶奶,能花上一整天。她先花一小時找好明信片,又花一小時找老花眼鏡,半小時找到親戚的地址,用一個多小時動筆寫完。等寫好了,該把明信片丟進隔條街的郵筒,但為了出門要不要帶傘,還得想上 20 分鐘。

這個故事來自英國海軍歷史學家與作家諾斯寇特•帕金森(C. Northcote Parkinson)所著的《帕金森法則》,帕金森以此例說明,工作會不斷自我膨脹,占滿一個人的所有時間,如果時間充裕,他就會放慢工作的步調,或者找出新的事來做以填滿時間。「有多少時間,就找得出多少事做」,就像老奶奶要花上一天來寄信,但這項「工程」,忙碌的人 3 分鐘就解決了。

帕金森法則:時間花得愈多,努力愈少

時間很多的時候,反而花更少的努力完成一樣的工作;時間緊迫的時候,愈加努力,運用時間更有效率。

另一個故事你可能更有共鳴,一個要審核核電廠興建事宜的委員會,因為核電議題複雜度高,大家都不敢輕易發言,導致沒什麼討論就通過,反而是腳踏車停車區應該漆什麼顏色的油漆,因為大家都認為自己略懂一些,可以發表意見,所以時間都花在不重要的議題上。帕金森稱此為帕金森瑣碎定律(Parkinson’s Law of Triviality),意思是重要的議題缺乏充分討論,沒有意義的事情反而會討論很久。

帕金森法則給職場工作者的啟示是,日常擁擠不堪的排程中,極有可能暗藏了不必要的工作。你可能也有類似的體會,工作當中總有一些「無效」「重來」的部分,例如多達百人的大型會議、只有少數人發言、更少數的人有決策權,大多數人卻都得耗在那;又如公司指定的結案報告,花費專案經理大量的心血與時間,高層看都沒看就歸檔結案。

「偽」工作,讓工時愈來愈長

《少做 50%,贏得 100% 成效》作者蓋蘭•尼爾森(Gaylan W. Nielson)更直接稱呼這些虛耗精力與時間的雜事是「偽工作」(fake work)。尼爾森認為,符合組織政策和達成關鍵目標,不可或缺的工作才是真工作;而有些無意義的埋頭苦幹,例如漫長的會議、無益的培訓計畫以及數不清的其他活動,不管對個人或公司的目標都毫無建樹,就是偽工作。

特別是今日的工作環境,就算不在上班時間,在朋友聚餐的場合、回家看電視的時候,人們都還不停在查看公司的 e-mail,我們工作得比以往賣力,企業甚至因為我們付出的時間讚許你的認真努力。但書中的研究卻顯示,花在一項工作中的付出,很高的比例根本不是為了達成公司目標應該做的努力,它就是「偽工作」。尼爾森說,偽工作隨處可見,幾乎隱藏在每一項工作裡。所以你必須持續尋找,而且設法避開。