【團隊協作力】面對突如其來的提問 如何與對方好好說話?



【團隊協作力】面對突如其來的提問 如何與對方好好說話?


當對方提出一個自己不熟悉的問題,應該如何回應?是否曾經想過有沒有更好的回應方式?如果對方提出了一個自己不想回應的需求,又該如何婉拒?當主管對自己提出質疑時,如何回覆才能避免給自己扣分?


作者/王裕玲




當對方提出一個自己不熟悉的問題,應該如何回應?是否曾經想過有沒有更好的回應方式?如果對方提出了一個自己不想回應的需求,又該如何婉拒?當主管對自己提出質疑時,如何回覆才能避免給自己扣分





【團隊協作力】面對突如其來的提問 如何與對方好好說話?
當對方帶著敵意來溝通時,最常見且最快的應對方式是「轉換說法」。(圖/123RF)



團隊中的人際關係並非總是順風順水。我們當然希望能夠直言不諱,能在適當的方式下進行溝通。但是有時候難免會遇到對方未抱持著善意的情況,或是突如奇來的問題,此時該如何表達自己的真實想法?怎樣的回應才稱得上是直言不諱呢?以下分享幾個實際案例,讓我們在面對不友善的同事或是突然丟出問題質問上級時,仍然可以與對方好好說話的技巧。




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1.轉換說法




當對方帶著敵意來溝通時,最常見且最快的應對方式是「轉換說法」。例如,當同事請求幫忙,但你正忙碌無法騰出時間,對方卻以酸言酸語回應:「真是個大忙人呀!」如果因此情緒上來,直接反駁,雙方很容易結下怨氣。此時,不妨試著回應:「哎呀,你放心,你做事總是得心應手,什麼事情都難不倒你!」用幽默與讚美的方式將話題轉回去,化解對立情緒。




2.轉換時間




馬上就要下班了,卻突然被主管叫住,並提起一件難以即刻回應的事:「我想讓你調去支援客服部,那邊人手不足,你覺得怎麼樣?」面對這樣突然的提議,完全沒有心理準備,若直接拒絕,可能會引起主管不悅。




這時,不少人會感到緊張,但最重要的是爭取「時間」。你可以這樣回答:「主管,這麼重要的決定,我需要一些時間仔細考慮。下週一我主動向您匯報,這樣您方便嗎?」這樣一來,將被動的提問轉化為主動的回應,也能爭取更多時間來為自己爭取條件。




3.轉換角色




當主管在面談時嚴肅地問:「你覺得你們這個團隊怎麼樣?你給自己什麼評價?」這類問題,作為團隊中的一員,實在很難回答。為了顯得客觀,可以試著抽身,將自己假設為第三者,像是主持人般將問題拋給其他同事或相關人員。




你可以這樣回覆:「主管,這個問題由我來回答可能不夠客觀,我當然覺得我們團隊很好。也許可以請A前輩來分享,他是帶領我們的主力,能夠提供更全面的觀點。」這種回應不僅顯得有禮貌,還將焦點轉移到更專業的人身上。




4.保持積極回應的習慣




讓積極回應成為本能的技巧有很多,其中最基本的概念是優先傳達「肯定」的信息。所謂「伸手不打笑臉人」,這句話在職場中尤其實用。當面對不友善或突如其來的提問時,掌握溝通原則的關鍵就在於培養「肯定反射」能力。這樣,不僅能有效化解對方的敵意,還能為自己在別人心中加分,留下良好印象。




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