【AI工具】專案管理「5款」好用幫手大盤點 不僅高效還協作、整合

在AI盛行的時代，專案管理（Project Management）這個職位雖然本質上工作範疇仍離不開「協調、溝通、執行、交付」，但因為AI技術、應用與數位化程度快速增長，專案經理（PM）也需要與時俱進，具備更多面向的能力與特質，才能更加適應現代工作環境。記者彭夢竺／整理報導

在AI盛行的時代，專案管理（Project Management）這個職位雖然本質上工作範疇仍離不開「協調、溝通、執行、交付」，但因為AI技術、應用與數位化程度快速增長，專案經理（PM）也需要與時俱進，具備更多面向的能力與特質，才能更加適應現代工作環境。

專案管理要善用AI，重點不在於真的要變成一名懂程式語言、會寫Code的工程師，而是要會選工具、懂應用、善整合，幫助自己節省時間、提升效率與溝通品質。只不過，市面上的AI工具五花八門，到底該怎麼選？哪些最適合專案管理？以下《科技島》就推薦5款實用的AI工具。

Project Knowledge Exploration

Project Knowledge Exploration是由一款由Microsoft Research所推出的創新AI工具，專為「結構化資料」的互動式搜尋與探索而設計，主要核心功能是讓使用者可以直接以自然語言（像是中文、英文等）輸入查詢，系統會自動解析語意，轉換為結構化查詢表達式，並從龐大的資料庫中快速檢索出相關資訊。

對於專案管理的使用優勢在於：

• 高效檢索與詳情展示─能夠迅速從結構化資料中檢索出匹配的對象，並顯示詳細屬性資訊。


• 智慧搜尋引擎建構─可用於打造基於自然語言的智能搜尋引擎，提升資料查找效率。


• 查詢自動補全─在輸入查詢時，系統會自動建議相關詞句，降低使用門檻並促進功能發掘。

Project Knowledge Exploration可以將結構化資料的搜尋、分析變得「更直覺、更智慧」，特別適合需要頻繁查詢、分析、視覺化大量資料的知識型工作者，像是資料分析師、數據科學家、客戶服務與知識管理人員、研究人員與學者等。當然，產品經理、專案經理也涵蓋在內，這款工具幫助他們快速搜尋產品、專案相關知識與歷史資料，優化決策流程。

ClickUp AI

ClickUp AI是整合在ClickUp專案管理平台中的AI助手，主要目的就是幫助使用者簡化日常工作流程、提升團隊協作效率，並自動化重複性任務，功能橫跨內容生成、專案管理、知識搜尋與自動化等多個面向，適合各種規模的團隊與企業。

對於專案管理的使用優勢在於：

• AI智能搜尋與即時問答─根據當前工作區的內容（如任務、文件、專案）給出精確答案，快速查找公司內部知識。


• 內容自動生成與寫作助手─可以自動撰寫郵件、會議記錄、專案文件、行銷文案、部落格文章等。


• 高度整合與自訂─可與Google日曆、Slack、Trello等常用工具整合，並支援API進行進階自動化與客製化開發。

ClickUp AI不僅是一個專案管理工具，更是結合AI寫作、知識搜尋、自動化與效率分析的全方位數位工作助理，非常適合需要協作、跨部門溝通、內容創作、任務追蹤、知識管理的工作者，尤其是希望提升工作效率、簡化流程、減少重複性工作的人來說，會特別有使用價值。

Tome

Tome是一款專門為自動生成簡報而設計的生成式AI工具，可以大幅簡化製作簡報的流程，並提升內容的專業度與視覺吸引力，最主要的核心功能就是「AI自動生成簡報」，只需輸入簡單的主題、標題或大綱，Tome可以在30秒至1分鐘內自動產出多頁圖文並茂的簡報，內容涵蓋文字、圖片與架構。

對於專案管理的使用優勢在於：

• AI圖像生成與多媒體整合─內建DALL-E 2、Stable Diffusion等圖像生成技術，可依據內容自動產生插圖，還能嵌入YouTube影片、Figma設計稿、Google Drive文件等多種外部資源。


• 數據視覺化與互動元素─可插入圖表、數據儀表板，甚至支援互動式內容，提升簡報的資訊量與互動性。


• 即時協作與分享─支援多人線上協作，可標記同事、留言討論，快速分享簡報給團隊或客戶。

Tome當初的設計初衷就是為了解決「做簡報、說故事」的繁瑣與低效，適用於多種職場情境，尤其是需要頻繁製作、展示簡報的職務，所以不僅很適合專案管理，就連行銷與公關人員、人資與培訓部門，以及教育工作者與講師都很適合，是現代職場不可或缺的AI工具之一。

Motion

Motion是一款以AI為核心的生產力與時間管理工具，它利用AI演算法自動規劃每日行程，根據任務的優先級、截止日期和會議動態，實時調整排程，讓用戶無需手動調整日曆，進而提升工作效率與組織協作能力，而且還可以與Google日曆工具整合，確保會議與任務不衝突。

對於專案管理的使用優勢在於：

• 專案與任務管理─支援建立專案、任務與子任務，可設定持續時間、截止日期等資訊，可依據重要性與緊急性自動優先排序，並具備追蹤功能。


• 會議協助與預約功能─內建會議預約連結功能，且AI會考慮所有參與者的日曆，智能安排最適合的會議時間，減少協調成本。


• 團隊協作與自動化─任務可分配給不同成員，並自動追蹤每位成員的進度與負載，提供工作流程自動化，減少重複性手動操作。

Motion的結合自動排程、專案管理、任務優先排序、團隊協作與會議預約等功能強大，可以大幅減少手動協調與規畫的時間，提升個人與團隊的工作效率，非常適合專案管理、知識型工作，或個人時間管理。

Claude

Claude是由Anthropic所開發的先進生成式AI助手，具備強大的自然語言處理、多模態（文字、圖片）理解、程式碼生成與分析、資料自動化等多元功能，支援多語言（包括繁體中文），廣泛應用於個人與企業場景。

對於專案管理的使用優勢在於：

• 文本生成與處理─自動撰寫文章、報告、故事、商業計畫、Email、簡報等，並可進行潤飾、校對、摘要、分類與翻譯。


• 文件與資料分析─可直接上傳PDF、Word、圖片、圖表等檔案，進行內容摘要、重點提取、資料結構化與趨勢分析。


• 自動化與流程協作─可以根據指令自動執行重複性工作，像是數據輸入、日程安排、會議記錄、表單填寫、客戶回覆等。

Claude是一款全方位、強調安全與多模態能力的AI助手，不管是程式開發、內容創作、商業分析，或是行銷、客服、行政、專案管理等多種職場角色都很適用，藉此提升個人生產力與企業自動化流程。

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