【問題解決力】提高會議效率促進決策和執行力

高效會議的第一步是做好充分的會議前準備。這包括明確會議的目的和目標，確保與會者對會議的期待和貢獻有清晰的理解。

作者／Lina Chen

不管在哪一種行業的職場中，會議是一個不可或缺的環節。許多企業面臨會議低效、冗長、不具決策性等問題，導致寶貴時間和資源的浪費。如何透過問題解決力提高會議效率，促進決策和執行力，成為每個企業亟待解決的重要課題。

高效會議管理中的問題解決技巧，涵蓋了從會議前的準備、會議中的管理，到會議後的跟進和評估的全過程。圖 / 123RF

問題解決力的核心概念

問題解決力是一種綜合能力，包括識別問題、分析問題、提出解決方案、執行計畫和評估效果等步驟。高效會議管理中的問題解決力，則是指如何運用這些步驟來確保會議的目標明確、流程高效、決策科學，並能有效地推動執行和落實。

高效會議的第一步是做好充分的會議前準備。這包括明確會議的目的和目標，確保與會者對會議的期待和貢獻有清晰的理解。這一過程中，問題解決力的應用體現在以下幾個方面：

問題識別：在會議前，管理者應該透過調查和溝通，識別出需要在會議中解決的主要問題和挑戰。這有助於聚焦討論主題，避免會議跑題和時間浪費。

設定目標：根據識別出的問題，設定具體的會議目標。例如，某次會議的目標可以是解決特定的技術難題，或制定下一季度的市場營銷策略。明確的目標有助於引導會議的進行，確保討論集中在最重要的問題上。

會議中的管理：引導討論與促進決策：在會議進行過程中，問題解決力的應用主要體現在如何引導討論、促進決策和管理時間上：

制定議程：一個詳細且合理的議程是高效會議的基本盤。議程應該包括每個議題的討論時間、負責人和期望達成的結果。這樣可以確保每個問題都有充分的討論時間，同時避免會議拖延。

引導討論：會議主持人應該具備良好的引導討論的能力，確保每個與會者都有機會發表意見，並能夠圍繞會議目標進行有效的討論。在討論中，主持人應該能夠快速識別和糾正跑題的情況，保持討論的重點。

促進決策：會議的核心目的是做出決策。問題解決力在這裡的應用包括引導團隊進行多方位的分析，評估不同方案的可行性和風險，並最終做出明智的決策。這需要主持人具備良好的決策技巧，能夠在充分聽取各方意見後，快速、果斷地做出決定。

會議結束後，問題解決力的應用並未結束。相反，這是執行和評估的關鍵階段：

制定行動計畫：根據會議決策，制定具體的行動計畫，包括任務分配、時間表和資源需求。每個任務應該明確負責人和完成期限，確保決策能夠得到迅速執行。

跟進和溝通：管理者應該定期跟進每個任務的進展情況，及時解決執行過程中出現的問題。這需要持續的溝通和反饋，確保每個任務都在正確的軌道上。

效果評估：在任務完成後，對執行效果進行評估，包括目標達成情況、時間和資源使用效率、存在的問題和改進建議等。這有助於總結經驗，提升未來會議和決策的質量。

高效會議管理中的問題解決技巧，涵蓋了從會議前的準備、會議中的管理，到會議後的跟進和評估的全過程。通過系統地應用問題解決力，企業可以顯著提高會議效率，促進科學決策和有效執行，從而提升整體運營效率和競爭力。在這個過程中，問題解決力不僅是工具，更是一種文化，需要全體員工的共同努力和持續改進。