【職場二三事】面對面溝通 不一定是最好的辦法
最近臉書跳出來一則回顧,讓我回想起初入職場時的青澀與莽撞。那時候的我,寫了一段文字,主旨在抱怨為什麼每個人EMAIL都喜歡C.C.來C.C.去,或者什麼事都要用通訊軟體留言。
文/Hitomy
最近臉書跳出來一則回顧,讓我回想起初入職場時的青澀與莽撞。那時候的我,寫了一段文字,主旨在抱怨為什麼每個人EMAIL都喜歡C.C.來C.C.去,或者什麼事都要用通訊軟體留言,難道不能面對面或電話中說清楚嗎?為什麼要用這麼麻煩的方式?對初入職場的我來說,這實在是不夠直接又浪費時間。當我累積了一些經驗後,發現到原來大部分的職場人,在吃過下列這些溝通不良的虧之後,都是這樣做的。
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被誤會的困境
有時候,我們會因為不恰當的言詞或行為造成誤會。或許是因為我們對於整件事情的全貌了解不夠,又或是未經過恰當的思考便著手處理,造成我們對應的方式錯誤。
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與人有糾紛
工作上的糾紛,基本上都是立場的不同造成的。例如:業務單位與財務單位,因為對「金錢」的看法不同,若面對面直接溝通,很容易因為出發點的不同,造成糾紛。主管與基層員工,因為看事情的角度不同,也很常發生意見上的磨合。
有理說不清
不同單位的專業範圍不同,所以對於每個工作任務的掌握度也會不同。當主導的部門人員,急於直接了當地用口述的方法說明時,常會發生因為專業名詞過多,或疏忽了每個人的程度差異,造成對於任務的了解度不夠,因而發生理解上的誤差。
口說無憑
重要決策、數字型的資訊等,若是用口說的方式傳達,會造成日後求證的困難,導致口說無憑,無法令人信服。了解這些情境後,我發現最有效的應對和預防方式,就是減少「面對面溝通」的頻率。
被忽略
有時候急著找對方溝通,但對方可能因為其他事務尚在處理,導致過程中也無法專注的聆聽,你所要傳達的事情就被淡忘掉,事後又必須花額外的時間重新溝通。
雖然說面對面講清楚,是最直接、也最有效率的方法,但一旦衍生出額外的事端出來,我們反而要花額外的時間跟精神去處理,而且問題也不一定能獲得全面的解決,反而得不償失。減少面對面溝通,有什麼好處呢?
爭取反應時間
很多的狀況,並不是靠直覺就能反應的。這種時候,請對方稍等片刻,讓我們以EMAIL或訊息回覆,不但可以爭取到足夠的思考時間,也可以斟酌用詞跟處理方式,避免情急之下做出錯誤的決定,造成後續更多處理上的麻煩。
了解狀況
面對尚未了解的情況,我們必須確保雙方的理解一致,才能夠大幅度減少因誤會引起的矛盾。因此,我們需要爭取一些時間,來釐清事情的進展或涉及非我們專業範圍的部分。
保存證據
在工作過程中,尤其是在處理較敏感項目時,養成紀錄的習慣非常重要。這樣可以在事後遇到問題時,有充分的證據證明自己的行為,避免被誣賴,也可以拿出讓人心服口服的證明,避免口說無憑。
有跡可循
我們也常常去翻找過去的工作歷程,想要找到一些事情的來龍去脈,卻又找不到。如果能多利用EMAIL或訊息等文字的方式來處理事情,相關的佐證就會比較容易被找到及查明。
備忘錄
用文字的方式傳達要溝通的資訊,除了可以保留軌跡及證據外,還可以當成提醒及備忘錄。在對方讀取你的信息時,可以再次的重新複習你所要傳達的重點,達成溝通的目的。
工作中面對面溝通當然是無法完全避免,但透過判斷事情的性質與嚴重度,來決定是否要當面回應,就可以將這些事件的負面影響降到最低。一般來說,除了人身安全相關或一些緊急的事件外,大部分都是可以接受事後回覆的,關鍵在於我們是否與對方保持良好的互動並冷靜應對,說服對方給我們的反應時間。不急於當下,爭取思考及反應時間,並把握留下文字軌跡的方式,就我現在回首這段十幾年的工作歲月中,對我是有不小的幫助的,也分享對同在職場中的大家。
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- 記者:洪嘉宏
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