傳統清潔產業也能大膽邁向數位轉型 元鼎清潔攜手鋒形科技Femas HR，終結30年紙本時代

數位轉型已非科技金融業的專有名詞，員工數量眾多且年齡層偏大的傳統清潔產業也能搶搭數位轉型列車！元鼎清潔今(22)日宣佈，已攜手國內雲端人資系統龍頭鋒形科技Femas HR，終結30年紙本時代，讓更健全的人事管理制度，推動企業邁向永續。

元鼎清潔成立近30年，主要從事專業駐點清潔維護，以無塵室與廠房規劃清潔為主、專業清潔相關工程為輔，在中北部科學園區享有高知名度，如何管理人數眾多的基層員工與提升管理效率，是元鼎清潔未來擴大經營非常關鍵的環節。

二代接班的元鼎清潔執行長江忠榮表示，過往人事相關業務都由紙本作業與管理，員工上下班需要透過打卡鐘完成打卡，管理部會在每月最後一個工作天開車前往各廠領取該月份員工打卡紀錄與差勤資料表，光是蒐集就耗掉不少時間，不僅資訊傳遞慢，時間成本非常高昂，同時也存在一些資訊上誤傳或遺失的風險。

江忠榮指出，為了降本增效，推動數位轉型是重要方向，基於多方考量最終決定導入鋒形科技Femas HR，一開始擔心中高年齡層同仁可能對3C產品不是那麼熟悉，若要透過手機操作完成每日上班、下班打卡可能會遇到許多瓶頸，為此，特別將手機APP使用教學拆成3個階段，透過漸進式地學習以減低學習壓力，降低同仁對學習操作人資系統的排斥感。

第一步，先帶著員工學習設定帳號與上下班打卡等使用頻率高的操作功能；第二步，說明請假、加班單申請步驟及流程，讓同仁能自行透過手機提交，管理部在總公司也能馬上收到員工動向通知，即時掌握現場人力安排情況；第三步，再讓員工練習透過APP查詢各自的薪資資料及各項福利，藉由將資料透明化的方式，協助同仁執行並維護自身權益，提升員工對公司的信任感，並減少無謂的行政程序。

江忠榮表示，透過分階段教學，讓員工們循序漸進地學習，同時加強中階幹部的使用訓練，製作APP操作說明書，於每個作業據點放置數本，以利發生操作問題時，幹部及員工可以即時翻閱查找正確的操作流程或解決方法，不僅大幅提升管理效率，並間接提升員工的工作效率。

元鼎清潔人事主管黃靖喻指出，企業在導入Femas HR後，出現下列改變：

一、資料：過去皆採用紙本紀錄，資料易因氣候影響，實體空間不足而保存不易，且事件發生與收到的時間通常會有很大落差，例如員工月中申請的假單，管理部需於月底收到紙本資料才會知道；現在員工只要完成打卡動作，資料會立即匯入系統內，管理部從遠端管理無時差問題，且系統能自行核對，節省紙張成本。

二、差勤：以往請假需要填寫紙本資料，傳遞速度慢且易遺失，加上需要人為回報，容易發生疏漏情況，現在有異常則是會主動提醒，方便雇主、管理者後續追蹤，日後要搜尋過往紀錄也相當便利。

三、觀念：從前因紙本作業，資訊傳遞慢，且員工缺乏直接搜尋自己權益的管道，若想確認公司規則、特休天數等，皆需致電給管理部，由人資做查詢並告知，浪費許多中間資訊傳遞與查詢的時間，但現在員工可以自行查詢相關基本資料與權益，不僅減少詢問時間成本，也增加資訊透明度，讓其更好掌握與安排休假。

四、薪資：之前薪資計算需待每個月最後一個工作天結束，收齊各廠員工的紙本資料後，才能開始核對與計薪，整個流程約耗費12個工作天，相對繁瑣冗長，而現在透過系統完整的紀錄與整合，薪資試算相對快速許多，核對也更簡潔立即，大約5個工作天即可完成，整體作業時間減少一半以上。

五、紀錄：之前要查詢員工資料時，需要翻找年代久遠的紙本與跨部門紀錄，且資料容易有遺失或不同步的情形，現在資料只要建檔完成，各部門主管即可查詢使用，且系統內同步儲存功能，讓資料保持一致性，並紀錄過往更改的內容，需要時可追朔當時的紀錄，以利決策者了解來龍去脈後做出正確的決定。

鋒形科技共同創辦人李佳鴻表示，每個產業都有其獨特的特性與挑戰，但數位轉型的核心都是要透過科技的力量，提升效率、降低成本、並改善員工體驗。很榮幸能與元鼎清潔攜手，共同見證傳統清潔產業邁向數位轉型的里程碑。透過Femas HR，元鼎清潔解決了多年來的人事管理痛點。鋒形科技將持續致力於開發更完善的雲端人資解決方案，協助更多企業實現數位轉型。

江忠榮認為，數位化轉型是傳統產業不可逃避的一環，在這個科技領導取向的環境中，善用數位工具創造競爭優勢，將降低公司未來擴大經營時所需花費的成本及需承擔的風險，為此近年致力推動數位轉型，並選擇Femas HR作為合作夥伴，透過差勤管理、薪資計算、班表規劃，奠定人事管理體制上的重要基石，確保在數位管理上與時俱進，讓人資系統成為公司永續經營時重要的推手，這將會是元鼎清潔最大的競爭優勢之一。